Rakordimi bankar: metodë, rregulla dhe automatizim

Një punë e domosdoshme dhe pak e dashur

Rakordimi bankar konsiston në përputhjen e çdo lëvizjeje të regjistruar në llogari me dokumentin që e justifikon: një faturë e arkëtuar, një pagesë ndaj furnitorit, një rrogë, një komision. Është e vetmja mënyrë për të ditur me siguri cilat fatura janë paguar vërtet dhe për të garantuar që kontabiliteti pasqyron realitetin e llogarisë.

Është edhe një nga punët më përsëritëse të administratës. Kur lëvizjet janë të shumta dhe shkaqet e pagesës të paqarta, përputhja manuale kërkon kohë dhe vëmendje, dhe priret të shtyhet. Rezultati janë gjendje të pabarabarta, arkëtime të paregjistruara dhe kujtesa të dërguara klientëve që kanë paguar tashmë.

Shkaqet më të zakonshme të mospërputhjeve

Pjesa më e madhe e vështirësive vjen nga pak raste që përsëriten. Klienti që paguan disa fatura me një transfertë të vetme, ose një faturë të vetme në disa këste. Transferta që mbërrin neto nga komisionet ose nga një notë krediti ende e paregjistruar. Shkaku i pagesës që tregon një numër porosie në vend të numrit të faturës, ose që nuk tregon asgjë.

Këtyre u shtohen lëvizjet pa dokument, si komisionet bankare, debitimet e taksave ose transfertat mes llogarive të së njëjtës shoqëri, që duhen regjistruar dhe klasifikuar gjithsesi. Njohja e rasteve tuaja që përsëriten është hapi i parë për t’i trajtuar me metodë në vend që t’i përballoni çdo herë si përjashtim.

Edhe cilësia e të dhënave fillestare ka rëndësi. Kartelat e klientëve të përditësuara, faturat që tregojnë qartë referencën për t’u shënuar te shkaku i pagesës dhe notat e kreditit të regjistruara me kohë i zvogëlojnë nga rrënja shumë raste të dyshimta. Një pjesë e punës së rakordimit zgjidhet përpara se lëvizja të arrijë në bankë.

Një metodë që nis nga rastet e thjeshta

Një proces i mirë rakordimi nis nga importimi i rregullt i lëvizjeve, nëse është e mundur çdo ditë, drejtpërdrejt nga rrjedhat bankare. Puna mbi lëvizjet e disa ditëve është shumë më e thjeshtë sesa përballimi i një muaji të tërë në një herë.

Vijon përputhja automatike e rasteve të qarta, ato ku shuma, pala tjetër dhe referenca përkojnë pa paqartësi. Pastaj vjen rishikimi i rasteve të dyshimta, ku operatori zgjedh mes disa dokumenteve kandidate ose e ndan një lëvizje në disa fatura. Në fund trajtohen përjashtimet, pra lëvizjet për të cilat nuk ekziston dokument dhe që kërkojnë një regjistrim specifik ose një verifikim me klientin ose furnitorin.

Vlera e kësaj metode qëndron në përqendrimin e vëmendjes aty ku duhet. Nëse rastet e qarta mbyllen vetë, koha e ekipit shkon te rastet e dyshimta dhe te përjashtimet, që janë ato ku gjykimi njerëzor bën vërtet diferencën.

1. 01 Importim ditor
2. 02 Përputhje automatike
3. 03 Rishikim i rasteve të dyshimta
4. 04 Trajtim i përjashtimeve

Rregulla që përmirësohen me kalimin e kohës

Shumë lëvizje përsëriten me të njëjtat karakteristika: i njëjti furnitor i debituar çdo muaj, i njëjti komision tremujor, i njëjti klient që paguan gjithmonë me një referencë të veçantë. Përcaktimi i rregullave për këto raste, sipas bankës dhe palës tjetër, e ul progresivisht punën manuale.

Rregullat duhen rishikuar megjithatë me një farë rregullsie. Një klient që ndryshon mënyrën e pagesës ose një llogari e re e hapur mund t’i bëjnë të vjetruara rregullat që funksiononin mirë, dhe një rregull i gabuar është më dinake sesa një përputhje që mungon, sepse prodhon gabime që askush nuk i shikon.

Për këtë arsye është e dobishme që çdo rregull të ketë një përgjegjës dhe një datë të rishikimit të fundit, dhe që rregullat e zbatuara të jenë gjithmonë të dukshme pranë përputhjes. Ai që kontrollon duhet të mund të kuptojë në një çast pse një lëvizje është lidhur me një dokument të caktuar.

Një rregull i mirë ka

• Bankë dhe palë të përcaktuara
• Një përgjegjës
• Një datë të rishikimit të fundit
• Arsyen e dukshme pranë përputhjes

Roli i AI

Në Finance AI propozon përputhjen mes lëvizjes dhe dokumentit duke marrë parasysh shumën, datën, palën tjetër dhe shkakun e pagesës, edhe kur referenca është e pjesshme ose pagesa mbulon disa fatura. Çdo propozim tregon arsyen e përputhjes dhe shkallën e besimit, kështu operatori e di sa mund t’i besojë.

Konfirmimet dhe korrigjimet e përdoruesit përmirësojnë propozimet e mëpasshme, dhe rastet që përsëriten mund të bëhen rregulla të qarta me një klik. Arkëtimet e rakorduara përditësojnë menjëherë afatshkrimin dhe raportin e llogarive të arkëtueshme, duke shmangur kujtesat ndaj atij që ka paguar tashmë. Qëllimi nuk është të eliminohet kontrolli njerëzor, por që ekipi të punojë vetëm mbi përjashtimet.

Qëllimi nuk është të eliminohet kontrolli njerëzor, por që ekipi të punojë vetëm mbi përjashtimet.