Aprovimet: të projektoni një rrjedhë që nuk bllokohet

Ku ndalen kërkesat

Kush punon në kompani e njeh mirë skenën: një kërkesë blerjeje niset me email, përcillet te një përgjegjës, pastaj te një tjetër, dhe pas disa ditësh askush nuk e di më ku ndodhet. Kërkuesi kujton, miratuesi nuk e gjen mesazhin, dhe ndërkohë furnitori pret.

Në pjesën më të madhe të rasteve problemi nuk është mungesa e vullnetit të mirë, por mungesa e një rruge të përcaktuar. Kur nuk është e qartë kush duhet të miratojë çfarë, çdo kërkesë bëhet rast më vete, dhe rastet më vete janë ato që ngecin.

Ka pastaj një efekt më pak të dukshëm por njëlloj të kushtueshëm: kur miratimet janë të ngadalta, njerëzit mësojnë t’i anashkalojnë. Paraprihen porosi joformale, ndahen shpenzimet për të qëndruar nën pragje, kërkohet falje në vend të lejes. Një rrjedhë e shpejtë është edhe një rrjedhë që respektohet.

Një rrjedhë e shpejtë është edhe një rrjedhë që respektohet.

Pak hapa, rregulla të qarta

Parimi i parë i një rrjedhe të mirë miratimi është thjeshtësia. Çdo hap i shtuar zgjat kohët dhe e shpërndan përgjegjësinë, sepse ai që miraton e di se pas tij dikush tjetër do të kontrollojë. Para se të shtohet një nivel, ia vlen të pyesim veten çfarë rreziku konkret po zbut dhe nëse ai rrezik nuk është mbuluar tashmë nga një kontroll paraprak.

Parimi i dytë është qartësia e rregullave. Pragjet sipas shumës janë mjeti më i thjeshtë: nën një shumë të caktuar miraton përgjegjësi i repartit, mbi të ndërhyn drejtimi, përtej një pragu tjetër nevojitet edhe administrimi. Rregulla të tilla shpjegohen me një fjali, zbatohen pa paqartësi dhe rishikohen lehtë kur kompania rritet.

Krahas shumës mund të numërojnë edhe kritere të tjera, si kategoria e shpenzimit, qendra e kostos ose furnitori. E rëndësishme është që kriteri të jetë objektiv dhe i lexueshëm nga të dhënat e kërkesës, në mënyrë që rruga të përcaktohet automatikisht.

Kontrolli i buxhetit në çastin e duhur

Një kërkesë blerjeje ka kuptim vetëm nëse ka buxhet për ta përballuar. E megjithatë në shumë kompani verifikimi ndodh më pas, kur porosia ka nisur tashmë dhe administrimi zbulon se qendra e kostos ka kaluar parashikimin. Në atë pikë diskutimi është në mënyrë të pashmangshme më i vështirë.

Futja e kontrollit të buxhetit brenda rrjedhës e ndryshon dinamikën. Ai që miraton sheh menjëherë sa mbetet i disponueshëm në qendrën e kostos përkatëse dhe mund të vendosë me të gjitha informacionet përpara. Nëse kërkesa e kalon disponueshmërinë, rrjedha mund të parashikojë një hap shtesë, në vend që të bllokohet ose ta lërë vendimin te intuita.

E njëjta gjë vlen për informacionet që shoqërojnë kërkesën. Një preventiv i bashkëngjitur, arsyeja e shpenzimit dhe referenca te projekti ose porosia lejojnë të vendosësh pa pasur nevojë të kërkosh sqarime, që janë një nga shkaqet më të shpeshta të pritjes. Një formular i hartuar mirë kërkon vetëm atë që duhet, por e kërkon gjithmonë.

Delegime, kujtesa dhe eskalim

Edhe rrjedha më e hartuar mirë ndalet nëse miratuesi është me pushime ose i mbytur nga puna. Për këtë nevojiten tre mekanizma plotësues. Delegimet i lejojnë atij që mungon të caktojë një zëvendësues për një periudhë të përcaktuar. Kujtesat i kujtojnë miratuesit kërkesat në pritje, pa qenë nevoja që kërkuesi t’i ndjekë. Eskalimi, së fundi, e çon kërkesën në nivelin më të lartë kur ajo mbetet e ndalur përtej një kohe të caktuar.

Këta mekanizma funksionojnë vetëm nëse janë automatikë. Një delegim që duhet të kujtohesh ta vendosësh, ose një eskalim që varet nga një sinjalizim manual, përfundojnë të mos përdoren pikërisht kur do të duheshin.

1. 01 Kujtesë për miratuesin
2. 02 Delegim te zëvendësuesi
3. 03 Eskalim në nivelin më të lartë
4. 04 Vendim i gjurmuar

Gjurmueshmëri pa mundim

Çdo miratim duhet të lërë një gjurmë: kush ka miratuar, kur, me çfarë informacionesh në dispozicion dhe, nëse ka, me çfarë komenti. Nuk bëhet fjalë vetëm për burokraci, por për mundësinë e rindërtimit të një vendimi pas muajsh, gjatë një auditimi ose thjesht kur dikush pyet pse u zgjodh ai furnitor.

Në Task rrjedhat e miratimit konfigurohen me pragje, miratues dhe delegime, dhe kontrolli i buxhetit e lexon disponueshmërinë drejtpërdrejt nga Finance. Çdo kërkesë ka një gjendje të dukshme për të gjithë të interesuarit, miratohet edhe nga mobili dhe ruan historikun e plotë të vendimeve. Rezultati është një proces që duket dhe që, mbi të gjitha, nuk varet nga kujtesa e askujt.

Para

• Kërkesa me email
• Gjendje e panjohur
• Buxheti i verifikuar pas porosisë

Pas

• Rrugë automatike sipas pragut
• Gjendje e dukshme për të gjithë
• Buxheti i lexuar nga Finance