Nga objektivi te aktivitetet: si ta zbërtheni punën
Një objektiv orienton punën, por nuk i thotë askujt çfarë të bëjë të hënën në mëngjes. Ja si ta shndërroni në aktivitete me një përgjegjës, një sekuencë dhe afate realiste.
Organizim · 4 min lexim
Aktivitete të përsëritura: si të mos humbni afatet që kthehen
Mbyllje, rinovime, kontrolle periodike: puna që përsëritet është e para që harrohet kur mungon dikush që ta kujtojë. Një metodë për ta regjistruar dhe për ta bërë të besueshme.
Puna që përsëritet
Një pjesë e rëndësishme e punës së çdo kompanie kthehet në intervale të rregullta: mbyllja mujore, kontrolli tremujor i aksesit në sisteme, rinovimi vjetor i kontratave të mirëmbajtjes, verifikimi periodik i pajisjeve. Janë aktivitete që i njeh kushdo dhe pikërisht për këtë priren të merren si të mirëqena.
Rreziku është që kryerja e tyre të varet nga kujtesa e një personi. Për sa kohë ai person është aty dhe ka kohë, gjithçka funksionon. Kur ndryshon rol, shkon me pushime ose thjesht kalon një periudhë të ngarkuar, afatet e përsëritura janë të parat që humbasin, shpesh pa e vënë re askush deri kur është tepër vonë.
Ka edhe një rrezik të dytë, më i hollë: aktiviteti kryhet, por çdo herë paksa ndryshe, sipas atij që merret me të. Me kalimin e kohës humbasin hapa, grumbullohen shkurtore dhe askush nuk e di më me siguri cila është mënyra e saktë për të vepruar.
Të regjistrojmë para se të automatizojmë
Hapi i parë është të bëhet inventari. Ia vlen të mblidhen përgjegjësit e zonave të ndryshme dhe t’i pyesësh secilin cilat aktivitete kryen me kadencë të fiksuar, me çfarë frekuence dhe në bazë të cilit detyrim ose nevojë. Do të dalin aktivitete të shkruara në ndonjë procedurë, por edhe zakone të paformalizuara që megjithatë e mbajnë në këmbë një proces.
Për çdo aktivitet të regjistruar ia vlen të shënohen frekuenca, përgjegjësi, koha e njoftimit paraprak e nevojshme dhe, nëse ka, referenca normative ose kontraktuale. Ky detaj i fundit është i çmuar: ndihmon të veçohet ajo që është vërtet e detyrueshme nga ajo që bëhet për zakon dhe që ndoshta mund të rishikohet.
Kartela e çdo përsëritjeje
- Frekuenca
- Përgjegjësi dhe zëvendësuesi
- Njoftimi paraprak i nevojshëm
- Referenca normative ose kontraktuale
Njoftim paraprak dhe kalendar i përbashkët
Një afat i përsëritur nuk duhet të shfaqet po atë ditë që duhet respektuar. Çdo aktivitet ka nevojë për një njoftim paraprak proporcional me punën që kërkon: pak ditë për një kontroll të thjeshtë, javë për një rinovim që përfshin furnitorë ose miratime të brendshme. Kujtesa duhet të vijë kur ka ende kohë për t’i bërë gjërat mirë.
Një kalendar i përbashkët i afateve është njëlloj i rëndësishëm. Të shohësh në një pamje të vetme gjithçka që skadon gjatë muajit lejon të balancohen ngarkesat, të paraprihet ajo që përputhet me periudha tashmë të ngarkuara dhe të vihet re kur shumë aktivitete rëndojnë mbi të njëjtin person.
Për çdo aktivitet kritik ia vlen në fund të caktohet edhe një zëvendësues. Nuk është e nevojshme që të jetë me kohë të plotë: mjafton të dijë ku t’i gjejë informacionet dhe të marrë kujtesat kur titullari mungon.
Checklist dhe prova të kryerjes
Aktivitetet e përsëritura i përshtaten mirë checklist-ave, sepse përmbajtja e tyre ndryshon pak nga një cikël në tjetrin. Një checklist e shkruar mirë ul harresat, e bën aktivitetin të transferueshëm te një koleg dhe lejon ta përmirësosh me kalimin e kohës duke shtuar hapat që janë treguar të nevojshëm.
Për aktivitetet e lidhura me detyrime normative ose kontraktuale nevojitet edhe një provë kryerjeje: një dokument i bashkëngjitur, një shënim, një konfirmim. Kur vjen një kontroll, të mund të tregosh se aktiviteti është kryer dhe nga kush vlen shumë më tepër se çdo siguri verbale.
Ia vlen gjithashtu të caktohet një moment, ndoshta një herë në vit, për të rishikuar listën në tërësi. Disa aktivitete nuk nevojiten më, të tjera kanë ndryshuar për shkak të normave ose kontratave të reja, të tjera mungojnë fare. Një regjistrim i lënë të plakët bëhet shpejt një siguri e rreme.
Nga lista te sistemi
Në Task aktivitetet e përsëritura konfigurohen vetëm një herë, me frekuencë, përgjegjës, njoftim paraprak dhe checklist. Sistemi gjeneron automatikisht çdo ndodhi të re, e fut në kalendarin e afateve dhe dërgon kujtesat në çastin e duhur, me eskalim nëse aktiviteti mbetet i hapur përtej datës së parashikuar.
Shumë përsëritje lindin nga modulet e tjera: një detyrim i regjistruar në Regulate, një rinovim kontrate në CRM, një mbyllje periodike në Finance. Lidhja e tyre shmang dyfishimin e informacionit dhe bën që, kur ndryshon një kërkesë, të ndryshojë edhe aktiviteti që e mbulon.
Rezultati është një kalendar i besueshëm, ku çdo afat ka një përgjegjës, një njoftim paraprak dhe një gjurmë të asaj që është bërë, dhe ku një ndryshim roli nuk merr me vete kujtesën e organizatës.
- 01 Gjenerim automatik
- 02 Kujtesë me njoftim paraprak
- 03 Kryerje me checklist
- 04 Provë e bashkëngjitur
- 05 Eskalim nëse vonohet
Vazhdoni leximin
