Nga objektivi te aktivitetet: si ta zbërtheni punën
Një objektiv orienton punën, por nuk i thotë askujt çfarë të bëjë të hënën në mëngjes. Ja si ta shndërroni në aktivitete me një përgjegjës, një sekuencë dhe afate realiste.
Integrim · 4 min lexim
Aktivitete që lindin nga proceset: Task me CRM, Sales dhe Regulate
Një kontratë e nënshkruar, një klient i ri, një detyrim normativ: si t’i shndërroni ngjarjet e sistemeve të tjera në aktivitete automatike, me modele, role dhe afate relative.
Puna që vjen nga sisteme të tjera
Një pjesë e madhe e detyrave të një kompanie nuk lind nga një vendim i marrë në mbledhje, por nga një ngjarje e regjistruar diku tjetër. Një kontratë e nënshkruar nis aktivizimin e klientit, një detyrim i ri rregullator kërkon një kontroll, një ofertë e pranuar vë në lëvizje përgatitjen e dorëzimit. Ngjarja është në sistem, puna që rrjedh prej saj shpesh jo.
Rezultati është që dikush duhet ta vërejë dhe t’i krijojë detyrat me dorë, ndoshta duke kopjuar të dhëna nga një ekran në tjetrin. Funksionon për sa kohë ai person kujtohet dhe ka kohë. Kur mungon, kontrata është nënshkruar por aktivizimi nuk nis, dhe klienti e vëren përpara kompanisë.
Kësaj i shtohet një problem koherence. Secili i krijon detyrat në mënyrën e vet, me emra, afate dhe nivele detajesh të ndryshme, dhe bëhet e vështirë të kuptohet nëse puna është kryer plotësisht apo është anashkaluar ndonjë hap.
Identifikimi i ngjarjeve që gjenerojnë punë
Hapi i parë është të listohen ngjarjet që, në praktikën e përditshme, gjenerojnë detyra. Ia vlen t’ia kërkoni atij që e kryen punën më shumë sesa atij që e organizon: janë njerëzit operativë ata që e dinë çfarë ndodh vërtet pas nënshkrimit të një kontrate ose ardhjes së një klienti të ri.
Për çdo ngjarje ia vlen të shënohet cilat detyra rrjedhin prej saj, kush zakonisht merret me to dhe brenda sa kohe duhet të përfundojnë. Shpesh dalin ndryshime mes departamenteve ose mes personave që e kryejnë të njëjtën detyrë në mënyra të ndryshme, dhe ky është rasti i duhur për të rënë dakord për një mënyrë të përbashkët.
Jo çdo ngjarje meriton një automatizim. Ia vlen të nisni nga ato të shpeshtat dhe nga ato ku një harresë kushton shtrenjtë, duke i lënë për më pas rastet e rralla ose shumë të ndryshueshme.
Modele detyrash, jo detyra të veçanta
Automatizimi funksionon nëse në themel ka një model. Në vend që të përshkruhen çdo herë detyrat për t’u kryer, përcaktohet një herë e vetme çfarë duhet të ndodhë kur ndodh një ngjarje e caktuar: cilat detyra, me cilën listë kontrolli, me cilin përgjegjës dhe me cilin afat.
Dy zgjedhje e bëjnë modelin të qëndrueshëm. E para është përgjegjësi të caktohet sipas rolit dhe jo sipas emrit: “referenti teknik i klientit” mbetet i vlefshëm edhe kur ndryshon personi. E dyta është afatet të shprehen në raport me ngjarjen, për shembull dhjetë ditë pune nga nënshkrimi, në mënyrë që kalendari të përshtatet vetë me çdo rast.
Një model i mirë detyre
- Ngjarja e origjinës
- Përgjegjës sipas rolit
- Afat në raport me ngjarjen
- Listë kontrolli standarde
- Lidhje me kartelën
Mbyllja e rrethit
Një detyrë e gjeneruar nga një ngjarje nuk duhet të jetojë e izoluar. Duhet të mbetet e lidhur me kartelën nga e cila ka lindur, në mënyrë që ai që shikon klientin, ofertën ose detyrimin të shohë edhe statusin e punës që i përket, pa pasur nevojë t’i pyesë dikë.
Vlen edhe në drejtimin e kundërt. Kur detyrat përfundojnë, sistemi i origjinës duhet ta dijë: klienti kalon nga “në aktivizim” në “aktiv”, detyrimi rezulton i mbuluar, oferta avancon në fazën pasuese. Pa këtë kthim, të dhënat e sistemeve të ndryshme largohen nga njëra-tjetra dhe secili përfundon duke mbajtur një listë të vetën më anash.
Në fund ia vlen të parashikohet një përgjegjës për vetë modelin, që ta rishikojë kur ndryshojnë proceset. Një automatizim që askush nuk e përditëson vazhdon të gjenerojë detyra të vjetruara, me shumë efikasitet.
Si funksionon me modulet Innovaq
Në Task automatizimet mes moduleve konfigurohen duke zgjedhur ngjarjen e origjinës, modelin e detyrës dhe rregullin për përgjegjësin. Një ofertë e fituar në Sales mund të gjenerojë detyrat e nisjes së porosisë, një klient i ri në CRM sekuencën e onboarding-ut, një detyrim i regjistruar në Regulate kontrollet periodike me provën e tyre të ekzekutimit.
Çdo detyrë mbetet e lidhur me kartelën e origjinës dhe ia përditëson statusin në përfundim, në mënyrë që shitjet, operacionet dhe pajtueshmëria të shohin të njëjtat të dhëna. Puna reshtë së varuri nga ai që kujtohet ta përcjellë dhe bëhet pasojë e natyrshme e proceseve që kompania i ndjek tashmë.
Këshilla praktike është të nisni me një ngjarje të vetme, atë që sot shkakton më shumë harresa, dhe të vëzhgoni për disa javë si sillet modeli përpara se ta zgjeroni te të tjerat.
- 01 Ofertë e fituar në Sales
- 02 Detyrat e nisjes të gjeneruara
- 03 Lista e kontrollit e plotësuar
- 04 Statusi i përditësuar në CRM
Vazhdoni leximin
