Menaxhimi i policy-ve me inteligjencë artificiale: chatbot dhe mësim interaktiv
Si chatbot-ët inteligjentë dhe mësimi interaktiv e bëjnë menaxhimin e policy-ve më të qasshëm, më tërheqës dhe më të matshëm.
Automatizim · 4 min lexim
Automatizimi i workflow-ve: si të dixhitalizoni proceset e përsëritura dhe të zvogëloni gabimet
Automatizimi inteligjent po revolucionarizon mënyrën si kompanitë menaxhojnë proceset e përditshme. Strategji për të dixhitalizuar aktivitetet e përsëritura, për të rritur saktësinë dhe për të liruar burime.
Ku fshihet puna e përsëritshme
Në pothuajse çdo organizatë ekziston një sasi befasuese pune që askush nuk ka vendosur ta bëjë, por që e bëjnë të gjithë: transferimi i të dhënave nga një email në një fletë llogaritjeje, dërgimi i kujtesave për një afat, mbledhja e firmave mbi një dokument, kontrolli që një formular të jetë i plotë. Veçmas janë detyra të vogla. Së bashku, zënë një pjesë të rëndësishme të ditës së personave të kualifikuar.
Në fushën e përputhshmërisë (compliance) fenomeni është edhe më i dukshëm. Rishikimet periodike të politikave, mbledhja e provave për auditimet, përditësimi i regjistrave të rrezikut, verifikimi i vërtetimeve të trajnimit: veprimtari të nevojshme, të përsëritura dhe shpesh të menaxhuara me dorë.
Zgjedhja e asaj që do të automatizohet
Jo gjithçka duhet automatizuar, dhe jo gjithçka menjëherë. Kandidatët më të mirë kanë tri veçori: përsëriten shpesh, ndjekin rregulla të qarta dhe sot shkaktojnë gabime ose vonesa. Një ushtrim i mirë është t’u kërkohet ekipeve që për disa javë të shënojnë veprimtaritë që kryejnë shumë herë pa shtuar vlerë. Një kriter i dobishëm për prioritizimin është ndikimi i gabimit. Një kujtesë e harruar për rishikimin e një politike të brendshme ka pasoja të kufizuara; një kontroll i munguar te një furnizues kritik ose një afat rregullator i tejkaluar mund të kenë efekte shumë më serioze. Ia vlen të niset nga aty ku gabimi kushton më shumë.
Ia vlen pastaj të dallohen proceset e qëndrueshme nga ato që janë ende në zhvillim. Automatizimi i një procesi që ndryshon çdo muaj do të thotë ta ndjekësh vazhdimisht. Është më mirë që së pari ta konsolidosh, qoftë edhe me dorë, e pastaj ta digjitalizosh.
Së fundi, kini kujdes me përjashtimet. Një workflow që e trajton mirë rastin standard, por bllokon gjithçka me ngjarjen e parë të paparashikuar, krijon më shumë zhgënjim sa heq. Çdo automatizim duhet të ketë një rrugë të qartë për rastet që kërkojnë një vendim njerëzor.
Kandidatë të mirë për automatizim
- Përsëritet shpesh
- Ndjek rregulla të qarta
- Sot shkakton gabime ose vonesa
- Gabimi kushton shtrenjtë
- Procesi është i qëndrueshëm
Projektimi i workflow-t
Një workflow i projektuar mirë nis nga hartëzimi i procesit real, jo i atij të përshkruar në procedurë. Kush bën çfarë, me çfarë informacionesh, në çfarë radhe dhe me çfarë kontrollesh. Shpesh ky hartëzim nxjerr në pah hapa të panevojshëm që mund të eliminohen madje para se të automatizohet.
Hapi tjetër është përcaktimi i trigger-ave, veprimeve dhe përgjegjësve. Një trigger mund të jetë një datë, si afati i një rishikimi, ose një ngjarje, si ngarkimi i një dokumenti. Veprimet mund të jenë njoftime, caktime detyrash, gjenerim dokumentesh ose përditësime statusi. Çdo hap duhet të ketë një përgjegjës të identifikuar dhe një kohë të pritshme.
Një aspekt që nuk duhet nënvlerësuar është përfshirja e atyre që punojnë në proces. Personat që e kryejnë çdo ditë një veprimtari njohin shkurtore, përjashtime dhe varësi që asnjë diagram nuk i pasqyron. Përfshirja e tyre në projektim e përmirëson rezultatin dhe ul rezistencën ndaj ndryshimit, sepse workflow-i i ri perceptohet si një ndihmë dhe jo si një kontroll shtesë.
- 01 Trigger
- 02 Veprimi
- 03 Përgjegjësi
- 04 Koha e pritshme
- 05 Gjurmë e regjistruar
Të ulim gabimet, jo vetëm kohën
Avantazhi më i dukshëm i automatizimit është koha e kursyer, por ai më i rëndësishmi është shpesh ulja e gabimeve. Një kontroll automatik mbi plotësinë e një formulari, një validim i të dhënave në çastin e futjes, një kujtesë që niset gjithmonë në të njëjtën largësi nga afati: janë mekanizma që eliminojnë kategori të tëra problemesh.
Pastaj është çështja e gjurmueshmërisë. Një proces i automatizuar lë një gjurmë të çdo hapi, dhe kjo ka vlerë të madhe kur duhet t’i dëshmohet një auditori ose një autoriteti mbikëqyrës se një kontroll është kryer realisht.
Nisni në shkallë të vogël dhe matni
Këshilla më praktike është të nisni nga një proces i kufizuar, të matni para dhe pas në terma kohe, gabimesh dhe kënaqësie të atyre që e përdorin, e pastaj të zgjeroni. Sukseset konkrete bindin më shumë se çdo prezantim.
Regulate është projektuar pikërisht me këtë logjikë: workflow-e të konfigurueshme për rishikime politikash, fushata trajnimi, plane auditimi dhe veprime korrigjuese, me njoftime, afate dhe regjistrim automatik të çdo hapi. Qëllimi nuk është të zëvendësohen njerëzit, por t’i çlirojmë nga veprimtaritë e përsëritshme që t’i përkushtohen gjykimit dhe vendimeve.
Vazhdoni leximin
