Kontroll menaxhimi · 3 min lexim
Të dish sa buxhet ka konsumuar një projekt është e dobishme vetëm nëse e krahasoni me punën e kryer realisht. Një udhëzues praktik për të monitoruar budget burn dhe për të ndërhyrë në kohë.
Shumë projekte ndiqen duke parë vetëm një numër: sa nga buxheti është shpenzuar. Është një informacion i nevojshëm, por vetëm ai thotë pak. Të kesh konsumuar gjysmën e buxhetit është sinjal shumë i mirë nëse projekti është në gjysmë të punës, dhe sinjal shumë i keq nëse sapo ka mbaruar analiza.
Budget burn bëhet i dobishëm kur konsumi krahasohet me përparimin real. Vetëm kështu kuptohet nëse projekti po ecën me ritmin e parashikuar, nëse po përshpejtohet ose nëse po djeg burime pa prodhuar rezultate proporcionale.
Ka pastaj një çështje kohe. Konsumi i buxhetit duhet vëzhguar vazhdimisht, sepse një devijim i vogël por i qëndrueshëm bëhet i rëndësishëm shumë më herët nga sa mendohet. Ta vësh re në javën e tretë lë hapësira manovrimi që në javën e dhjetë nuk ekzistojnë më.
Matja e përparimit është pjesa më e vështirë, sepse përqindja e përfundimit e deklaruar me ndjesi priret të jetë optimiste. Një metodë më e qëndrueshme është ta ankorosh përparimin te milestone-t: çdo milestone ka një peshë në projekt, dhe përparimi rritet vetëm kur një milestone përfundon realisht.
Kjo qasje sjell edhe një avantazh transparence ndaj klientit, sepse milestone-t shpesh janë të njëjtat që parashikon kontrata. Kur përparimi i brendshëm dhe gjendja e dorëzimeve përputhen, diskutimet bëhen shumë më të thjeshta.
Për projektet e gjata me pak milestone ia vlen t’i ndash në faza të ndërmjetme, që të ketë një sinjal përparimi të paktën çdo dy a tri javë.
Konsumi i buxhetit është shuma e orëve dhe e shpenzimeve. Nëse orët futen në fund të muajit, budget burn arrin gjithmonë me javë vonesë dhe humb pjesën më të madhe të vlerës së vet. Rregulli i parë është pra të mblidhen orët çdo javë dhe të miratohen shpejt.
E njëjta gjë vlen për shpenzimet, që në disa projekte peshojnë sa puna: udhëtime, licenca, shërbime të palëve të treta. Regjistrimi dhe miratimi i tyre gradualisht shmang që të vijnë të gjitha së bashku në mbylljen e projektit, duke e ndryshuar papritur pasqyrën.
Edhe korrigjimet meritojnë vëmendje. Zhvendosja e orëve nga një projekt te tjetri ose korrigjimi i një gabimi është normale, por duhet të kalojë nga një miratim dhe të mbetet e gjurmuar, përndryshe shifrat humbasin besueshmërinë.
Të dhëna gjithmonë të freskëta
Me përparimin dhe konsumin e përditësuar, sinjalet bëhen të lexueshme. Një projekt që konsumon më shpejt nga sa përparon për dy javë radhazi meriton një bisedë. Mund të ketë një vlerësim fillestar të gabuar, një aktivitet të paparashikuar, një burim më të kushtueshëm nga sa pritej ose një klient që po zgjeron perimetrin pa e thënë hapur.
Është e dobishme edhe të shihet portofoli në tërësi. Një tregues sintetik shëndeti për çdo projekt, që kombinon konsumin, përparimin dhe milestone-t e skaduara, i lejon drejtimit ta përqendrojë vëmendjen aty ku duhet pa pasur nevojë t’i shqyrtojë të gjitha projektet një nga një.
Kujdes edhe me projektet që duken sikur shkojnë shumë mirë. Një konsum shumë më i ulët se i parashikuari mund të tregojë orë të paregjistruara, aktivitete të shtyra ose burime të caktuara gjetkë, dhe meriton të njëjtin lloj kontrolli si një projekt që e tejkalon buxhetin.
Budget burn shërben për të vendosur, jo për të përshkruar. Kur një projekt devijon, opsionet janë pak dhe ia vlen t’i vlerësosh herët: rinegocimi i perimetrit me klientin, propozimi i një zgjatjeje, riallokimi i burimeve, pranimi i vetëdijshëm i një marzhi të reduktuar. Sa më shumë pritet, aq më pak opsione mbeten.
Në Sales portofoli i projekteve tregon për secilin projekt buxhetin, të shpenzuarin, të mbetur, orët dhe gjendjen e shëndetit, të përditësuara çdo javë me timecard dhe shpenzime të miratuara, ndërsa dashboard-i drejtues nxjerr në pah konsumin e buxhetit së bashku me milestone-t e skaduara. Por parimi vlen me çdo mjet: të dhëna të freskëta, përparim i matur mbi dorëzimet dhe një rishikim i shkurtër e i rregullt vlejnë më shumë se çdo raport i hartuar pas ngjarjes.
Budget burn shërben për të vendosur, jo për të përshkruar.
Vazhdoni leximin
Momenti kur një kontratë e nënshkruar bëhet projekt është nga më të ndjeshmit për ata që shesin shërbime. Si ta strukturoni kalimin nga shitja te delivery që asgjë të mos humbasë.
Faturimi me milestone është i thjeshtë në letër, por në praktikë sjell vonesa, harresa dhe kontestime. Disa rregulla për ta bërë të funksionojë vërtet.
Innovaq është një realitet në fazën e lançimit.