Nga objektivi te aktivitetet: si ta zbërtheni punën
Një objektiv orienton punën, por nuk i thotë askujt çfarë të bëjë të hënën në mëngjes. Ja si ta shndërroni në aktivitete me një përgjegjës, një sekuencë dhe afate realiste.
Menaxhim · 4 min lexim
Ngarkesat e punës: ta shihni mbingarkesën para vonesës
Të numërosh aktivitetet nuk mjafton. Cilat sinjale të vëzhgoni, si ta vlerësoni angazhimin real dhe si ta ribalanconi ekipin pa i hequr përgjegjësinë askujt.
Vonesa që askush nuk e priti
Kur një projekt shtyhet, rindërtimi i ngjarjeve pas faktit ndjek shpesh të njëjtin skenar. Një person kyç kishte shumë punë në dorë, disa detyra qëndruan të ndalura për ditë me radhë dhe sinjalet ishin të gjitha aty. Vetëm se askush nuk po i shihte të gjitha së bashku.
Mbingarkesa është e vështirë për t’u parë nga brenda. Ai që është i mbytur nga puna priret ta heshtë, nga krenaria ose sepse shpreson të rikuperojë gjatë fundjavës, ndërsa ai që cakton detyrat sheh vetëm pjesën që ka caktuar vetë. Pamjen e plotë, atë që mbledh kërkesat e të gjithëve, shpesh nuk e ka askush.
Mbingarkesa duket vonë sepse secili shikon vetëm pjesën e vet.
Nuk mjafton të numërohen detyrat
Mënyra më e menjëhershme për të matur ngarkesën është të numërohen detyrat e hapura për person. Është një fillim, por mund të gënjejë: dhjetë detyra të shkurtra peshojnë më pak se dy detyra komplekse, dhe një listë e gjatë mund të fshehë një punë të përballueshme, ndërsa një e shkurtër mund të fshehë një javë të pamundur.
Për një tregues më të besueshëm ia vlen që çdo detyre t’i shoqërohet një vlerësim i përpjekjes, qoftë edhe i përafërt. Nuk nevojitet saktësi në çerekore ore: mjafton të dallohet çfarë kërkon një orë, një ditë ose disa ditë. Të mbledhura gjatë javës, këto vlerësime tregojnë shpejt kush ka hapësirë dhe kush është tashmë përtej kufirit.
Duhet marrë parasysh edhe koha që nuk shfaqet në asnjë listë, si mbledhjet, mbështetja për kolegët dhe të paparashikuarat. Kush ka kalendarin plot me takime ka më pak orë në dispozicion sesa sugjeron lista e tij e detyrave.
Leximi i sinjaleve
Përveç sasisë së punës, ka sinjale që paralajmërojnë një problem. Më i dukshmi është rritja e detyrave me afat të skaduar: një ose dy janë normale, por një numër që rritet javë pas jave tregon se dikush nuk arrin më të ecë me ritmin.
Sinjale të tjera janë më pak të dukshme por njësoj të dobishme: detyra që qëndrojnë për shumë kohë në të njëjtin status, afate të shtyra disa herë, kërkesa për miratim që grumbullohen në kutinë e vetëm një personi. Të marra një nga një duken si incidente, të parë së bashku tregojnë një mbingarkesë.
Ia vlen t’i vëzhgoni këto sinjale rregullisht, për shembull në një takim të shkurtër javor, në vend që të prisni fundin e muajit. Një sinjal i kapur herët lejon ndërhyrje të vogla, ndërsa një i kapur vonë kërkon rishikimin e gjithë planit.
Ribalancimi pa hequr përgjegjësinë
Pasi të jetë identifikuar mbingarkesa, tundimi është t’i zhvendosni detyrat nga një person te tjetri me urdhër. Funksionon më mirë një bisedë e shkurtër me të interesuarit: ai që është i mbingarkuar e di cilat detyra mund t’i lëshojë pa humbur fillin dhe cilat kërkojnë kontributin e tij.
Levat në dispozicion janë tri: ta caktoni përsëri një detyrë te dikush që ka hapësirë, ta shtyni afatin në marrëveshje me atë që e ka kërkuar, ose të hiqni dorë prej saj nëse nuk është më thelbësore. Në çdo rast ndryshimi duhet regjistruar, që ai që pret rezultatin të dijë te kush të drejtohet dhe me çfarë kohësh.
Ribalancimi nuk është gjykim mbi personin. Një ekip ku sinjalizimi i mbingarkesës është normal është një ekip ku problemet dalin herët, kur janë ende të lehta për t’u zgjidhur.
- 01 Lexoni ngarkesat
- 02 Identifikoni detyrat që mund të lëshohen
- 03 Flisni me të interesuarit
- 04 Rialokoni ose shtyni
- 05 Komunikoni datat e reja
Një pamje e përbashkët e ngarkesave
Që e gjithë kjo të funksionojë nevojitet një pamje që tregon ngarkesat e të gjithëve në të njëjtin vend, e përditësuar pa pasur nevojë që dikush ta plotësojë me dorë. Një fletë llogaritjeje e përditësuar një herë në muaj vjen gjithmonë pas problemit.
Në Task paneli i ecurisë tregon për çdo person dhe çdo ekip detyrat e hapura, përpjekjen e vlerësuar dhe detyrat me afat të skaduar, me mundësi filtrimi sipas projektit ose departamentit. Mungesat e regjistruara në People merren parasysh automatikisht, kështu një javë pushimi nuk shfaqet si javë e disponueshme. Ai që drejton ekipin sheh ku duhet të ndërhyjë, dhe secili mund ta rialokojë ose ta shtyjë një detyrë me pak hapa, duke lënë gjurmë të vendimit.
Rezultati nuk është një kontroll më shumë, por një bisedë më e mirë: diskutohet mbi të dhëna që të gjithë i shohin njësoj, dhe vendimet për ngarkesën merren përpara se të kthehen në vonesa.
Vazhdoni leximin
