Procurement · 3 min lexim
Pse centralizimi i të dhënave themelore të furnitorëve është hapi i parë për të ulur rreziqet dhe kohën e onboarding-ut, dhe si ta organizoni kalimin pa bllokuar operativitetin.
Në shumë kompani, regjistri i furnitorëve lind si një fletë llogaritjeje e përbashkët dhe rritet duke u shtresuar. Çdo repart shton kolonat që i duhen, dokumentet përfundojnë në dosje rrjeti ose në bashkëngjitjet e email-eve, dhe pas disa vitesh askush nuk e di më cila është versioni i saktë i IBAN-it të një furnitori apo nëse certifikimi i tij është ende i vlefshëm.
Kostoja e kësaj fragmentimi nuk është gjithmonë e dukshme, por del në pah në momentet më të këqija: një pagesë që përfundon në llogarinë e gabuar, një audit i klientit që kërkon dëshmi të kontrolleve mbi zinxhirin e furnizimit, një furnitor kritik me DURC të skaduar prej muajsh. Në të gjitha këto raste problemi nuk është mungesa e informacionit, por fakti që ai është i shpërndarë dhe i pakontrollueshëm.
Para
Pas
Një dosje dixhitale e projektuar mirë përmban gjithçka që nevojitet për të punuar me një furnitor në mënyrë të sigurt. Fillon me identitetin ligjor, me emrin e kompanisë, formën juridike, numrin e TVSH-së dhe përfaqësuesit, dhe vazhdon me selitë, kontaktet kryesore, të dhënat bankare dhe ato tatimore.
Këtyre informacioneve u shtohen seksionet e lidhura me përputhshmërinë: nënfurnitorët e mundshëm, shërbimet e ofruara, dokumentacioni i privatësisë, kërkesat e sigurisë dhe një vlerësim i rrezikut. Jo të gjithë furnitorët kërkojnë të njëjtin nivel detajesh: ai që furnizon materiale zyre nuk duhet trajtuar si ai që ka qasje në sistemet informatike të kompanisë. Pikërisht për këtë ia vlen të përcaktohen profile të ndryshme dhe t’i kërkohet secilit vetëm ajo që nevojitet vërtet.
Dosja e furnitorit
Gabimi i parë që duhet shmangur është dëshira për të migruar gjithçka menjëherë. Është më efikase të nisni nga furnitorët aktivë dhe strategjikë, të importoni të dhënat bazë nga fleta ekzistuese dhe ta plotësoni pjesën tjetër me një fushatë përditësimi, ku vetë furnitorët verifikojnë dhe plotësojnë informacionet e tyre.
Hapi i dytë është standardizimi i praktikave të regjistrimit. Çdo furnitor i ri duhet të kalojë nëpër të njëjtat kontrolle, pavarësisht nga kush e fut: qoftë se praktika nis nga një blerës, nga një ftesë me email apo nga ngarkimi i një ekstrakti regjistri, fushat e detyrueshme dhe verifikimet duhet të jenë të njëjta.
Së fundi, nevojitet një përgjegjës i të dhënave. Regjistri i përbashkët funksionon vetëm nëse dikush ka detyrën të miratojë praktikat dhe të menaxhojë përjashtimet, përndryshe kthehet shpejt në një kontejner të çrregullt.
Një gabim i shpeshtë është të kërkohen shumë informacione që nga kontakti i parë. Një pyetësor me gjashtëdhjetë pyetje i dekurajon furnitorët më të vegjël dhe prodhon përgjigje të nxituara. Më mirë të mblidhen menjëherë të dhënat thelbësore dhe pjesa tjetër të kërkohet në mënyrë të synuar, sipas rrezikut dhe llojit të shërbimit.
Një gabim tjetër është të neglizhohen afatet. Një dosje dixhitale që nuk njofton kur një certifikim është pranë skadimit është thjesht një arkiv më i rregullt. Vlera qëndron në shndërrimin e datave në kujtesa dhe të mangësive në detyra të caktuara dikujt.
Së fundi, kushtojini vëmendje lejeve. Të dhënat bankare dhe kontratat nuk duhet të jenë të dukshme për këdo që ka qasje në regjistër: ndarja e asaj që nevojitet për operativitetin nga ajo që është konfidenciale është një mbrojtje për kompaninë dhe për vetë furnitorët.
Një dosje që nuk njofton kur një certifikim është pranë skadimit është thjesht një arkiv më i rregullt.
Asnjë mjet nuk zëvendëson një proces të qartë, por mjeti i duhur e bën procesin të qëndrueshëm me kalimin e kohës. Në CRM-in e Innovaq regjistrimi i furnitorëve bëhet përmes praktikave të udhëzuara, që mund të krijohen manualisht, të gjenerohen nga një dokument me OCR ose të nisen me një ftesë me email që e lejon furnitorin të plotësojë vetë fletët që i përkasin.
Të dhënat bashkohen në një dosje të vetme, me dokumente të klasifikuara, afate të monitoruara dhe leje të diferencuara për kë duhet t’i konsultojë. Rezultati është një regjistër që pushon së qeni problem dhe bëhet një pasuri e përbashkët.
Vazhdoni leximin
Ekstrakte regjistri, certifikime dhe kontrata të lexuara automatikisht: përfitimet konkrete, kufijtë që duhen njohur dhe praktikat e mira për të futur nxjerrjen automatike pa humbur kontrollin.
Si një playbook kontraktor dhe redline-t e sugjeruara e bëjnë negociatën më të shpejtë dhe më koherente, dhe si të ndërtoni një që përdoret vërtet.
Innovaq është një realitet në fazën e lançimit.