Regjistrimi i furnitorëve: nga fleta Excel te dosja dixhitale
Pse centralizimi i të dhënave themelore të furnitorëve është hapi i parë për të ulur rreziqet dhe kohën e onboarding-ut, dhe si ta organizoni kalimin pa bllokuar operativitetin.
Dokumente · 3 min lexim
OCR dhe AI për dokumentet e kompanisë: çfarë ndryshon vërtet
Ekstrakte regjistri, certifikime dhe kontrata të lexuara automatikisht: përfitimet konkrete, kufijtë që duhen njohur dhe praktikat e mira për të futur nxjerrjen automatike pa humbur kontrollin.
Përtej dixhitalizimit të thjeshtë
Për vite me radhë, dixhitalizimi i dokumenteve ka nënkuptuar skanimin dhe ruajtjen e tyre në një dosje. PDF-ja zëvendësonte letrën, por përmbajtja mbetej e mbyllur: për të ditur kur skadonte një certifikim ose kush ishte përfaqësuesi ligjor i një furnitori duhej prapë të hapej skedari dhe të lexohej.
OCR, domethënë njohja optike e karaktereve, e bëri tekstin të lexueshëm nga makinat. Inteligjenca artificiale bën një hap më tej: kupton se çfarë dokumenti është, identifikon fushat përkatëse dhe i lidh me të dhënat që ndodhen tashmë në sistem. Këtu qëndron ndryshimi i vërtetë.
Klasifikoni para se të nxirrni
Vlera më e nënvlerësuar nuk është nxjerrja e të dhënave, por klasifikimi. Një sistem i mirë propozon për çdo dokument fushën e kompanisë, llojin, datën e skadimit dhe nivelin e konfidencialitetit. Kjo do të thotë që një DURC i ngarkuar nga një furnitor njihet si i tillë, lidhet me praktikën e duhur dhe monitorohet deri në skadim.
Pa klasifikim, edhe të dhënat e nxjerra në mënyrë perfekte mbeten të izoluara. Me klasifikimin, çdo dokument bëhet një informacion që pjesa tjetër e kompanisë mund ta përdorë: administrata, blerjet, juridiku, siguria.
- 01 Ngarkimi
- 02 OCR
- 03 Klasifikimi
- 04 Nxjerrja e fushave
- 05 Verifikimi
- 06 Ruajtja
Treguesi i besueshmërisë dhe roli i njeriut
Asnjë motor nxjerrjeje nuk është i pagabueshëm. Skanime të shtrembëra, vula mbi tekst, paraqitje të pazakonta ose dokumente në gjuhë të huaj mund të shkaktojnë gabime. Prandaj një sistem serioz nuk kufizohet në kthimin e një vlere, por tregon sa i sigurt është për atë vlerë.
Treguesi i besueshmërisë lejon që vëmendja të përqendrohet aty ku duhet. Fushat e nxjerra me siguri mund të konfirmohen shpejt, ndërsa ato të pasigurta evidentohen për një verifikim manual. Njeriu mbetet në qendër të procesit: konfirmon ose korrigjon përpara ruajtjes, dhe çdo ndryshim gjurmohet.
Kjo qasje ka edhe një efekt kulturor. Kush e përdor mjetin mëson t’i besojë aty ku besimi është i justifikuar dhe të kontrollojë aty ku duhet, në vend që të lëkundet mes besimit të verbër dhe mosbesimit të plotë.
Kufizimet që duhen njohur
Është e rëndësishme të jemi realistë. AI funksionon shumë mirë me dokumente të strukturuara dhe të përsëritura, si ekstraktet e regjistrit tregtar, certifikatat dhe faturat, dhe pak më pak mirë me dokumente të rralla ose të shkruara me dorë. Prandaj ia vlen të nisni nga llojet e dokumenteve më të shpeshta dhe më standarde, ku përfitimi duket menjëherë.
Një kufizim tjetër lidhet me cilësinë e hyrjes: një dokument i fotografuar keq mbetet i vështirë për t’u lexuar edhe për algoritmin më të mirë. Dhënia e udhëzimeve të qarta atyre që ngarkojnë skedarët, për shembull të preferojnë PDF-në origjinale ndaj fotos, përmirëson rezultatet më shumë se çdo konfigurim.
Së fundi, ka një çështje konfidencialiteti. Dokumentet e kompanisë shpesh përmbajnë të dhëna personale dhe informacione të ndjeshme nga pikëpamja tregtare. Përpara se të miratoni një mjet nxjerrjeje, ia vlen të kuptoni ku përpunohen skedarët, kush mund të aksesojë rezultatet dhe për sa kohë ruhen. Janë pyetje që përgjegjësi i mbrojtjes së të dhënave do t’i bëjë gjithsesi, dhe është më mirë t’i keni trajtuar që në fillim.
Funksionon mirë
- Ekstrakte të regjistrit tregtar
- Certifikata
- Fatura
- PDF origjinale
Kërkon më shumë verifikime
- Dokumente të rralla
- Tekste të shkruara me dorë
- Foto të shtrembëra
- Vula mbi tekst
Si të filloni
Këshilla praktike është të zgjidhni një rrjedhë të kufizuar, si onboarding-u i furnitorëve, dhe të matni me kujdes ku humbet kohë sot. Shpesh del se pjesa më e ngadaltë nuk është shtypja, por kërkimi dhe rikontrolli. Pas disa javësh përdorimi mund të vlerësoni cilat lloje dokumentesh funksionojnë mirë dhe cilat kërkojnë ende shumë korrigjime, dhe ta zgjeroni automatizimin gradualisht.
Në CRM-in e Innovaq funksioni Verifiko dhe klasifiko bashkon OCR-në dhe nxjerrjen inteligjente: propozon zonën, llojin dhe afatin e çdo dokumenti, shfaq të dhënat e nxjerra me indeksin përkatës të besueshmërisë dhe ia lë fjalën e fundit operatorit. Është një mënyrë konkrete për të provuar përfitimet e AI-së pa hequr dorë nga kontrolli.
Pjesa më e ngadaltë shpesh nuk është shkrimi, por kërkimi dhe rikontrolli.
Vazhdoni leximin
