Si të ndërtoni një checklist onboarding-u që funksionon vërtet

Pse muaji i parë vendos shumë

Kushdo që ka ndërruar punë e kujton ditën e tij të parë. Nëse kompjuteri nuk është gati, nëse askush nuk di ku të ulet ose nëse kredencialet vijnë pas një jave, mesazhi që kalon është i qartë edhe pa fjalë: këtu nuk ishim të përgatitur t’ju mirëprisnim. Përkundrazi, të gjesh gjithçka në rregull përcjell vëmendje dhe respekt, dhe e shkurton kohën e nevojshme për t’u bërë operativ.

Problemi është se onboarding përfshin shumë persona të ndryshëm, secili me prioritete të tjera. HR merret me kontratën, përgjegjësi duhet të mendojë për objektivat dhe shoqërimin, IT përgatit pajisjet dhe qasjet, dikush duhet të organizojë trajnimin e detyrueshëm. Pa një fije të përbashkët, secili e bën pjesën e vet kur mundet, dhe harresat janë të pashmangshme.

Të nisim nga momentet, jo nga formularët

Gabimi më i zakonshëm është ndërtimi i listës së kontrollit duke u nisur nga dokumentet që duhen mbledhur. Funksionon më mirë të mendohet sipas momenteve: çfarë duhet të ndodhë para fillimit të punës, çfarë ditën e parë, çfarë gjatë javës së parë, çfarë brenda fundit të muajit të parë dhe çfarë para përfundimit të periudhës provuese. Çdo moment ka objektiva të ndryshme, dhe veprimtaritë duhen vendosur aty ku duhen vërtet.

Para fillimit të punës, për shembull, përligjet të mbyllet gjithçka administrative: kontrata e nënshkruar, dokumentet personale, të dhënat për pagën, pajisjet e porositura. Kështu dita e parë mund t’u kushtohet njerëzve, kontekstit dhe punës, jo plotësimit të formularëve në një sallë mbledhjesh.

Gjatë javës së parë rëndësi kanë përcjellja dhe qartësia mbi pritshmëritë. Brenda muajit të parë është e dobishme një bisedë e parë përafrimi, qoftë edhe e shkurtër, për të kuptuar çfarë po funksionon dhe çfarë jo.

1. 01 Para fillimit të punës
2. 02 Dita e parë
3. 03 Java e parë
4. 04 Muaji i parë
5. 05 Fundi i periudhës provuese

Çdo veprimtari ka një përgjegjës dhe një datë

Një listë kontrolli ku veprimtaritë nuk kanë pronar është një kujtesë, jo një proces. Për secilën pikë duhet treguar kush e kryen dhe brenda kur, duke llogaritur afatin nga data e fillimit të punës. Kështu, nëse fillimi shtyhet me një javë, i gjithë plani zhvendoset në përputhje.

Është e rëndësishme edhe dallimi mes veprimtarive të përbashkëta për të gjithë dhe atyre specifike për rolin ose për vendndodhjen. Një rrugë e vetme bazë, e pasuruar me blloqe shtesë për ata që punojnë në prodhim, në shitje ose në një zyrë jashtë vendit, është shumë më e lehtë për t’u mirëmbajtur sesa shumë rrugë të veçanta që me kalimin e kohës largohen nga njëra-tjetra.

Së fundi, përligjet të përcaktohet kush duhet njoftuar kur një veprimtari është me vonesë. Jo për të gjetur fajtorë, por për të ndërhyrë përpara se vonesa të bëhet shqetësim për kolegun e ri.

Një listë kontrolli ku veprimtaritë nuk kanë pronar është një kujtesë, jo një proces.

Gabimet që duhen shmangur

I pari është ngarkimi i tepërt i ditëve të para. Paraqitja në një mëngjes të të gjitha procedurave të kompanisë sjell vetëm lodhje: më mirë t’i shpërndahen informacionet dhe të përsëriten kur bëhen të dobishme në punën reale.

I dyti është harrimi i përgjegjësit të drejtpërdrejtë. HR-ja mund të përgatisë një rrugë të përsosur, por nëse përgjegjësi nuk ka kohë për bisedën fillestare dhe për objektivat e muajve të parë, përvoja mbetet e paplotë. Lista e kontrollit duhet të përmbajë edhe veprimtaritë e tij, me afate realiste.

I treti është mos kërkimi kurrë i një reagimi. Një pyetje e shkurtër drejtuar kolegut të ri në fund të muajit të parë, mbi çfarë i ka munguar dhe çfarë do të kishte dashur të dinte më parë, është burimi më i mirë për të përmirësuar rrugën e radhës.

Nga letra te një rrjedhë e gjurmuar

Një listë kontrolli e shkruar në një dokument është tashmë një hap përpara, por mbetet e vështirë për t’u ndjekur kur pranimet janë të shumta dhe të shpërndara në disa vendndodhje. Në People integrimi nis automatikisht kur pranohet një ofertë: veprimtaritë u caktohen personave të duhur me afatet e tyre, kolegu i ri ngarkon dokumentet dhe nënshkruan kontratën përpara se të mbërrijë, dhe HR-ja shikon në një pamje të vetme kush është në integrim dhe çfarë mungon.

Mjeti, megjithatë, vjen pas projektimit. Vlen të kushtohen disa orë për të përcaktuar mirë momentet, veprimtaritë dhe përgjegjësit: është një punë që bëhet një herë dhe që e bën çdo pritje të mëpasshme më të thjeshtë për të gjithë.

Lista e kontrollit në dokument

• Veprimtari pa afate
• Ecuri pak e dukshme
• Dokumente të mbledhura ditën e parë

Rrjedhë e gjurmuar

• Përgjegjës dhe datë për çdo veprimtari
• Pamje e vetme për HR-në
• Dokumente të nënshkruara para fillimit të punës