Formim · 4 min lexim
Çdo kompani ka shkruar tashmë pjesën më të madhe të formimit të vet, por e mban të mbyllur në manuale dhe procedura. Ja një metodë praktike për t’i shndërruar ato dokumente në rrugë që njerëzit i ndjekin vërtet.
Kur flitet për formimin në kompani, mendja shkon menjëherë te përmbajtje që duhen krijuar nga zero: slajde, video, ushtrime. Në fakt pothuajse çdo organizatë zotëron tashmë një sasi të madhe njohurish të shkruara. Manuale operative, procedura cilësie, politika të brendshme, udhëzime sigurie, udhëzues për sistemet informative: dokumente të përgatitura me kujdes nga ata që e njohin punën, por që rrallë lexohen nga fillimi në fund.
Problemi nuk është përmbajtja, por forma. Një manual është menduar për t’u konsultuar kur nevojitet, jo për të mësuar. Është i gjatë, i organizuar sipas temës dhe jo sipas vështirësisë, dhe i merr shumë gjëra si të mirëqena. Shndërrimi i tij në kurs do të thotë ndryshimi i strukturës pa e tradhtuar thelbin.
Jo të gjitha dokumentet janë pika të mira nisjeje. Ia vlen të fillohet nga ato të qëndrueshmet, të miratuarat tashmë, që përshkruajnë një proces që shumë persona duhet ta njohin. Një procedurë në draft ose një dokument që do të ndryshojë pas një muaji do të prodhojë një kurs që duhet ribërë menjëherë.
Para se të shndërrohet, ia vlen ta rilexosh dokumentin me një sy të saktë: të identifikosh pjesët që kanë vërtet rëndësi për ata që punojnë çdo ditë, duke i ndarë nga ato referuese, si tabelat e kodeve ose shtojcat normative. Këto të fundit do të mbeten të konsultueshme, por nuk duhet t’i rëndojnë mësimet.
Ndihmon edhe të pyetesh kush janë marrësit. I njëjti manual mund të gjenerojë rrugëtime të ndryshme për ata që e zbatojnë procesin, për ata që e mbikëqyrin dhe për ata që e has vetëm rastësisht. Vendosja në fillim e kujt i drejtohesh shmang një kurs që përpiqet t’u flasë të gjithëve dhe nuk bind askënd.
Hapi i dytë është ndarja në njësi mësimore. Çdo njësi duhet të ketë një objektiv të vetëm, të formuluar në terma sjelljeje: pas këtij mësimi personi di si të regjistrojë një mospërputhje, di kur nevojitet nënshkrimi i dyfishtë, di të njohë një kërkesë anormale. Njësitë e shkurtra, që plotësohen në pak minuta, përshtaten më mirë në ditën e punës.
Hapi i tretë është ndërtimi i verifikimit. Pyetjet më të dobishme nuk kërkojnë të përsëritet një përkufizim, por të zbatohet rregulli në një rast konkret. Një pyetje e mirë përshkruan një situatë realiste dhe propozon përgjigje të besueshme, mes të cilave edhe atë që do ta zgjidhte një koleg i shpërqendruar. Simulimet, në të cilat personi merr një vendim dhe sheh pasojat, funksionojnë edhe më mirë për proceset më delikate.
Kini kujdes të mos e teproni me numrin e pyetjeve. Tre ose katër pyetje të ndërtuara mirë për njësi janë të mjaftueshme për të kuptuar nëse koncepti ka kaluar; njëzet pyetje e shndërrojnë verifikimin në një provë qëndrese dhe i nxisin njerëzit të përgjigjen kot vetëm për ta mbaruar.
Është faza që nuk mund të anashkalohet. Ai që e njeh procesin duhet të rilexojë çdo njësi dhe çdo pyetje, duke kontrolluar që asgjë të mos jetë thjeshtuar deri në pikën të bëhet e gabuar. Është edhe çasti për të shtuar atë që dokumenti nuk e thotë: gabimet tipike, përjashtimet e shpeshta, këshillat që u jepen me gojë kolegëve të rinj.
Një gabim i zakonshëm është ta publikosh kursin dhe ta harrosh. Dokumenti burimor do të ndryshojë, dhe kursi duhet ta ndjekë. Prandaj është e rëndësishme të ruhet lidhja mes të dyve, të dihet nga cila version ka lindur çdo kurs dhe të përcaktohet kush është përgjegjës për ta përditësuar.
Një kurs i publikuar dhe i harruar plaket bashkë me dokumentin nga i cili ka lindur.
Ndarja e një manuali, shkrimi i përmbledhjeve dhe përgatitja e pyetjeve janë aktivitete që kërkojnë kohë dhe që një formues i kryen disa herë për çdo dokument. Këtu AI jep kontributin më të madh: në Learning ngarkohet dokumenti dhe merret një propozim strukture, me njësi, përmbledhje, kuize dhe simulime, që përgjegjësi i rishikon, i ndryshon dhe i miraton.
Koha zhvendoset nga shkrimi te rishikimi, që është pjesa ku përvoja e njerëzve bën dallimin. Dhe meqë kursi mbetet i lidhur me dokumentin, kur procedura përditësohet AI propozon ndryshimet në kurs, pa pasur nevojë të fillohet nga e para.
Vazhdoni leximin
Formimi i pajtueshmërisë përjetohet shpesh si një detyrim për t’u kryer shpejt. Mësime të shkurtra, të ndërtuara mbi raste konkrete dhe të shpërndara në kohë, e ndryshojnë përvojën dhe rezultatin.
Siguri, privatësi, autorizime detyre: çdo kurs i detyrueshëm ka një vlefshmëri dhe një rinovim. Ja si ta organizoni katalogun, caktimet dhe kujtesat për të mos ndjekur urgjencat.
Innovaq është një realitet në fazën e lançimit.