Pyetjet mbi të dhënat e ndërmarrjes: si të merrni përgjigje të besueshme

Një pyetje e mirë është gjysma e përgjigjes

Kush përdor për herë të parë një asistent të lidhur me të dhënat e kompanisë ka tendencë të shkruajë si në një motor kërkimi: dy a tri fjalë, pa kontekst. «Faturat Rama» mund të nënkuptojë faturat e lëshuara për klientin Rama, ato të marra nga furnitori Rama ose ato që ndiqen nga një përfaqësues shitjesh me emrin Rama. Asistenti do të zgjedhë një interpretim, dhe nuk është e thënë që të jetë i duhuri.

Një pyetje efikase thotë çfarë kërkohet, mbi cilin grup dhe në cilën periudhë. «Cilat fatura të lëshuara për Rama Sh.p.k. rezultojnë ende pa u arkëtuar në fund të muajit?» lë pak vend për keqkuptime dhe i lejon asistentit të zgjedhë menjëherë modulin dhe filtrat e duhur. Nuk është çështje stili: është diferenca mes një përgjigjeje që duhet rikontrolluar dhe një përgjigjeje që mund të përdoret.

Pyetje e paqartë

• Faturat Rama
• Si shkon klienti?
• Ka ndonjë të re për porosinë?

Pyetje e qartë

• Faturat e Rama Sh.p.k. për t’u arkëtuar
• Porositë dhe ankesat e tremujorit
• Aktivitetet e hapura dhe afatet

Konteksti, periudha, formati

Tri elemente përmirësojnë pothuajse çdo kërkesë. Konteksti, pra për çfarë shërben përgjigja: një telefonatë me klientin pas dhjetë minutash kërkon një përmbledhje tjetër nga një analizë për drejtimin. Periudha, sepse pa udhëzime asistenti mund të marrë parasysh gjithë historikun ose vetëm të dhënat më të fundit. Formati, që mund të jetë një listë për t’u shfletuar, një tabelë për t’u ngjitur në një raport ose tri rreshta për t’u lexuar në telefon.

Nuk duhen paragrafë të gjatë. Një fjali e ndërtuar mirë mjafton pothuajse gjithmonë, dhe nëse përgjigja nuk është ajo që prisnit, është më shpejt ta saktësoni në pyetjen tjetër sesa të filloni nga e para. Asistenti ndjek fillin e bisedës, prandaj mund të vazhdoni me thellime, siç do ta bënit me një koleg me përvojë që i njeh mirë të dhënat.

Një pyetje e mirë tregon

• Çfarë kërkohet
• Mbi cilët klientë, persona ose dokumente
• Periudhën e referimit
• Formatin e përgjigjes
• Qëllimin, kur ndihmon

Lexoni burimet para se të përdorni përgjigjen

Çdo përgjigje mbi të dhënat e kompanisë duhet të tregojë nga vjen: karta e klientit, fatura, dokumenti i procedurës. Burimet nuk janë një detaj teknik. Lejojnë të verifikoni për pak sekonda një shifër të rëndësishme para se ta komunikoni dhe të kuptoni nëse asistenti ka marrë parasysh të dhënat e duhura.

Ia vlen të krijohet një zakon i thjeshtë: sa më shumë pasoja ka përgjigja, aq më shumë kujdes i kushtohet burimeve. Për një informacion që do të përdoret në një mbledhje të brendshme mjafton një shikim; për një shumë që do t’i komunikohet një klienti është më mirë të hapet dokumenti i cituar. Nëse një përgjigje vjen pa burime, ose me burime që nuk kanë lidhje, është një sinjal që nuk duhet shpërfillur.

Sa më shumë pasoja ka një përgjigje, aq më shumë kujdes meritojnë burimet e saj.

Kur asistenti nuk e di

Një asistent i mirë thotë qartë kur nuk gjen një informacion ose kur personi nuk ka lejet për ta parë. Nuk është një defekt, është sjellja e saktë. «Nuk gjeta të dhëna për këtë klient» është shumë më e dobishme se një përgjigje e besueshme por e shpikur.

Kur ndodh kjo, ia vlen të pyesni pse. E dhëna mund të gjendet në një sistem që nuk është lidhur ende, në një dokument të palexueshëm ose në një zonë të rezervuar për një departament tjetër. Sinjalizimi i këtyre rasteve te ai që administron mjetin ndihmon të kuptohet cilat burime duhen shtuar dhe cilat leje duhen rishikuar, pa anashkaluar rregullat.

Edhe rezultatet e pjesshme duhen lexuar me kujdes. Nëse asistenti paralajmëron se ka shfaqur vetëm një pjesë të elementeve të gjetur, përfundimi i saktë nuk është se pjesa tjetër nuk ekziston, por se ia vlen ta ngushtoni pyetjen.

1. 01 Riformuloni pyetjen
2. 02 Ngushtoni periudhën ose fushën
3. 03 Verifikoni lejet
4. 04 Sinjalizoni burimin që mungon

Nga përgjigja te puna

Pyetjet më të dobishme janë shpesh ato që përshkojnë disa fusha: cilët klientë kanë oferta të hapura dhe fatura të skaduara, cilët persona të ekipit kanë një afat trajnimi pikërisht në muajin kur janë të planifikuar në një porosi të rëndësishme. Janë informacione që sot kërkojnë hapjen e disa ekraneve dhe kryqëzimin me dorë të eksporteve.

Me AI të Innovaq këto pyetje marrin përgjigje në një vend të vetëm, sepse asistenti lexon të dhënat e CRM, Sales, Finance, People, Task, Learning dhe Regulate duke respektuar lejet e atij që pyet. Çdo përgjigje sjell lidhjet me kartat dhe dokumentet e përdorura, dhe kur nga përgjigja lind një veprim, si një kujtesë ose një draft emaili, asistenti e përgatit dhe pret konfirmimin.