Faturat e furnitorëve dhe aprovimet: kush autorizon çfarë

Kostoja e faturave të bllokuara

Në shumë kompani, cikli i blerjeve funksionon nga inercia. Fatura e furnitorit mbërrin, dikush ia përcjell përgjegjësit që ka bërë porosinë, përgjegjësi e shikon kur ka kohë dhe herët a vonë viza kthehet në administratë. Për sa kohë vëllimet janë të ulëta, sistemi mban; kur ato rriten, faturat fillojnë të humbasin mes kutive postare, mungesave dhe prioriteteve të ndryshme.

Pasojat janë konkrete. Pagesa me vonesë që dëmtojnë marrëdhënien me furnitorët, zbritje për pagesë të hershme që nuk shfrytëzohen kurrë, kujtesa që mbërrijnë në administratë pa e ditur askush ku ka përfunduar fatura. Dhe, në skajin tjetër, rreziku i pagesës për mallra të pranuara ose shërbime jopërputhëse, sepse askush nuk i ka verifikuar vërtet.

Kontrolli me tre drejtime

Pika e nisjes e një cikli të qëndrueshëm blerjesh është krahasimi mes tre dokumenteve: porosisë së blerjes, që tregon çfarë është kërkuar dhe me çfarë çmimi; pranimit, që vërteton çfarë ka mbërritur realisht; faturës, që tregon sa kërkon furnitori. Nëse të tre dokumentet përputhen, fatura mund të vazhdojë pothuajse automatikisht.

Diferencat janë në vend të kësaj thelbi i punës. Një çmim i ndryshëm nga ai i rënë dakord, një sasi e faturuar më e madhe se ajo e pranuar, një kosto transporti e paparashikuar. Ia vlen të përcaktohen paraprakisht tolerancat, për shembull të pranohen pa ndërhyrje diferencat e vogla të rrumbullakimit, dhe t’i rezervohet vëmendja e përgjegjësit devijimeve që kanë rëndësi.

Për shërbimet, ku nuk ka mall për t’u pranuar, pranimi bëhet konfirmimi i atij që ka përfituar nga shërbimi: një gjendje përparimi, një aktivitet i mbyllur, një miratim i thjeshtë i referentit të brendshëm.

1. 01 Porosia e blerjes
2. 02 Pranimi i mallit ose i shërbimit
3. 03 Fatura e furnitorit
4. 04 Verifikimi i diferencave
5. 05 Miratimi për pagesë

Një matricë e qartë miratimi

Kur fatura nuk përputhet me një porosi, ose tejkalon tolerancat, nevojitet një miratim i shprehur qartë. Zgjidhja më e thjeshtë është një matricë që lidh shumën dhe qendrën e kostos me nivelin e autorizimit të kërkuar: përgjegjësi i repartit për shpenzimet e zakonshme, kontrolluesi mbi një prag të caktuar, drejtimi për shumat më të rëndësishme.

Dy masa parandaluese shmangin shumë probleme. E para janë delegimet: çdo miratues duhet të ketë një zëvendësues për pushime dhe mungesa, përndryshe një javë pushimi bllokon një reparti të tërë. E dyta është ndarja e detyrave: ai që porosit një blerje nuk duhet të jetë personi i vetëm që miraton pagesën e saj, sidomos mbi shuma të caktuara.

Afate të sigurta dhe skadenca të dukshme

Një rrjedhë miratimi ka kuptim vetëm nëse ka afate. Përcaktimi që një faturë të miratohet brenda pak ditësh pune nga pranimi, me një kujtesë automatike dhe një përshkallëzim nëse afati kalon, e shndërron vizën nga një nder personal në një angazhim organizativ.

Në të njëjtën kohë, administrata duhet të shohë në çdo moment ku ndodhet çdo faturë dhe kur skadon. Kjo lejon planifikimin e pagesave në mënyrë të rregullt, për shembull me një listë javore, dhënien përparësi furnitorëve strategjikë dhe shfrytëzimin e zbritjeve kur likuiditeti e lejon, në vend që të vendoset në çastin e fundit nën presionin e kujtesave.

Edhe marrëdhënia me furnitorët përfiton. Një furnitor që e di kur do të paguhet, dhe që merr një njoftim të qartë nëse fatura e tij paraqet një diferencë, nuk ka nevojë të telefonojë çdo javë për lajme. Më pak thirrje hyrëse nënkuptojnë më shumë kohë për administratën dhe një marrëdhënie më të qetë për të dyja palët.

Miratim jozyrtar

• Fatura të përcjella me email
• Askush nuk di ku janë bllokuar
• Pagesa të vendosura në çastin e fundit

Rrjedhë e strukturuar

• Fatura i caktohet përgjegjësit
• Gjendja e dukshme në çdo moment
• Pagesa të planifikuara sipas skadencave

Gjurmueshmëri pa burokraci

Çdo miratim duhet të lërë një gjurmë: kush ka miratuar, kur, mbi cilën version të dokumentit dhe me cilat shënime të mundshme. Nuk është burokraci, por përgjigja e gatshme për pyetjet që herët a vonë vijnë nga një auditues, nga një kontroll i brendshëm ose thjesht nga një furnitor që kundërshton një pagesë të pjesshme.

Në Finance, faturat e blerjeve të marra nga SDI përputhen automatikisht me porositë dhe pranimet, ndërsa ato me diferenca ose pa porosi i drejtohen miratuesit të duhur sipas shumës dhe qendrës së kostos. Miratohet edhe nga smartphone, delegimet mbulojnë mungesat dhe çdo hap mbetet i regjistruar, me evidencat e disponueshme në Regulate për kontrollet financiare. Pagesa niset kur gjithçka është në rregull, dhe jo më parë.

Një rrjedhë miratimi e hartuar mirë nuk i ngadalëson pagesat: ua heq pasigurinë.