innovaq

Kthehu te AI

Metodë · 4 min lexim

Regjistri i kërkesave: matja dhe përmirësimi i asistentit

Regjistri i kërkesave nuk shërben vetëm për kontrollet. I lexuar me metodë, tregon çfarë kërkojnë vërtet njerëzit, ku gabon asistenti dhe cilat automatizime ia vlen të ndërtohen.

Më shumë se një arkiv kontrolli

Çdo asistent AI i përdorur në kompani duhet të regjistrojë kërkesat: kush ka pyetur, çfarë, cilat burime janë konsultuar, cilat veprime janë propozuar dhe me çfarë rezultati. Zakonisht regjistri lind për arsye sigurie dhe pajtueshmërie, dhe është e drejtë që të jetë kështu.

Regjistri është megjithatë edhe burimi më i ndershëm mbi mënyrën si përdoret mjeti. Tregon pyetjet reale, jo ato të imagjinuara në fazën e projektimit, dhe zbulon në mënyrë konkrete ku asistenti është i dobishëm dhe ku jo. Kush e injoron heq dorë nga mënyra më ekonomike për të përmirësuar mjetin.

Që regjistri të jetë i dobishëm për këtë qëllim duhet të jetë i plotë dhe i lexueshëm. Një shënim që tregon vetëm pyetjen vlen pak; një shënim që tregon edhe burimet e konsultuara dhe rezultatin e çdo propozimi lejon të kuptohet çfarë ka ndodhur pa pasur nevojë t’i pyesësh personin.

Regjistri tregon pyetjet reale, jo ato të imagjinuara në fazën e projektimit.

Çfarë duhet parë

Një lexim i dobishëm i regjistrit nis nga pak pyetje. Cilat tema përsëriten më shpesh? Cilat departamente e përdorin mjetin dhe cilat jo? Cilat kërkesa marrin përgjigje pa burime ose një «nuk gjeta»? Cilat veprime të propozuara refuzohen ose korrigjohen para konfirmimit?

Nuk duhen tregues të sofistikuar. Grupimi i kërkesave sipas temës, edhe me dorë mbi një mostër, shpesh mjafton për të kuptuar ku duhen përqendruar përpjekjet. Kërkesat e përsëritura me fjalë të ngjashme tregojnë një nevojë të qëndrueshme; bisedat që ndërpriten pas një pyetjeje të vetme mund të sinjalizojnë një përgjigje jo të kënaqshme.

Edhe mungesa e kërkesave thotë diçka. Një departament që nuk e përdor asistentin mund të mos e njohë, të mos gjejë aty burimet e veta ose të mos ketë marrë një trajnim të përshtatshëm. Të flasësh me dy a tre persona të atij departamenti e sqaron situatën më mirë se çdo analizë.

Shembull ilustrues: ndarja sipas temës e kërkesave të një muaji.

Nga përgjigjet e munguara te burimet e reja

Përgjigjet e munguara janë më mësimdhënëset. Nëse shumë persona kërkojnë informacione që asistenti nuk i gjen, e dhëna mund të jetë në një sistem që nuk është lidhur ende, në një dokument jashtë perimetrit ose në një zonë për të cilën mungojnë lejet. Çdo shkak ka një zgjidhje të ndryshme: një lidhje e re, një dokument i shtuar, një verifikim i roleve.

Në të njëjtën mënyrë, përgjigjet që njerëzit i kundërshtojnë ose i korrigjojnë tregojnë shpesh dokumente të vjetruara, të dhëna të paplota ose udhëzime të dykuptimta. Të shënosh shkakun e çdo rasti, qoftë edhe shkurt, e shndërron regjistrin në një listë ndërhyrjesh me përparësi të qarta, në vend të një shume ankesash të përgjithshme.

  1. 01 Identifikoni kërkesën
  2. 02 Kuptoni shkakun
  3. 03 Zgjidhni ndërhyrjen
  4. 04 Verifikoni rezultatin

Zbulimi i automatizimeve

Regjistri zbulon edhe punën e përsëritur. Nëse çdo të hënë dikush kërkon të njëjtën përmbledhje ofertash dhe arkëtimesh, ose nëse në fund të muajit disa persona përgatitin të njëjtin draft kujtese pagese, ka një kandidat natyral për një automatizim.

Regjistri ndihmon edhe për të vendosur si ta projektoni. Veprimet që njerëzit i konfirmojnë pothuajse gjithmonë pa ndryshime janë kandidate të mira; ato që korrigjohen shpesh kërkojnë udhëzime më të mira para se të automatizohen. Në çdo rast automatizimi vijon të ndjekë rregullin sipas të cilit AI përgatit dhe përdoruesi konfirmon.

Pas aktivizimit, regjistri shërben për të verifikuar që automatizimi funksionon siç pritej. Nëse konfirmimet bëhen automatike dhe askush nuk e lexon më përmbajtjen, ose nëse korrigjimet rriten, është koha të rishikohen udhëzimet ose modeli i dokumentit.

Shembull ilustrues: kërkesa që përsëriten çdo javë dhe sugjerojnë një automatizim.

Një ritëm i qëndrueshëm

Nuk ka nevojë ta lexoni regjistrin çdo ditë. Një rishikim mujor, me një person kontakti për departament dhe gjysmë ore të dedikuar, zakonisht mjafton për të identifikuar ndërhyrjet më të dobishme. Duhet përcaktuar paraprakisht kush mund ta konsultojë regjistrin dhe për çfarë qëllimi, sepse përmban pyetje dhe të dhëna të njerëzve: nuk duhet të bëhet një mjet kontrolli individual.

Në AI të Innovaq regjistri i kërkesave është i integruar në asistent dhe i konsultueshëm nga ata që kanë lejet. Çdo shënim tregon përdoruesin, pyetjen, burimet e përdorura, veprimet e propozuara dhe rezultatin e konfirmimit. Është baza për të përmirësuar përgjigjet, për të zgjedhur burimet e radhës për t’u lidhur dhe për të vendosur cilat automatizime të aktivizohen.

Rishikim mujor

  • Temat më të kërkuara
  • Përgjigje pa burime
  • Propozime të refuzuara
  • Kërkesa të përsëritura
  • Ndërhyrje të vendosura

Vazhdoni leximin

Innovaq është një realitet në fazën e lançimit.