Përparësitë: nga të nisni kur gjithçka duket urgjente

Kur gjithçka është urgjente, asgjë nuk është

Ka mëngjese kur lista e gjërave për t’u bërë duket si një listë emergjencash. Klienti që pret një përgjigje, raporti i kërkuar nga drejtimi, kërkesa e blerjes për t’u miratuar, afati fiskal që po afrohet. Gjithçka ka pamje urgjente, dhe tundimi është të nisësh nga ajo që bën më shumë zhurmë, pra nga emaili i fundit që ka mbërritur ose nga koleg që kalon të pyesë.

Problemi i këtij mënyre pune nuk është lodhja, por rezultati. Kush i përgjigjet gjithmonë kërkesës më të fundit mbyll shumë gjëra të vogla dhe shtyn sistematikisht ato që kërkojnë përqendrim. Pas disa javësh aktivitetet vërtet të rëndësishme janë ende aty, dhe ndërkohë janë bërë urgjente edhe ato.

Kush ndjek gjithmonë kërkesën e fundit shtyn pikërisht punën që ka rëndësi.

T’i ndajmë urgjencën dhe rëndësinë

Hapi i parë është të dallohen dy pyetje që priremi t’i ngatërrojmë. Sa kohë kam para se ky aktivitet të bëhet problem? Dhe sa ka rëndësi rezultati i tij për objektivat e kompanisë ose të ekipit? E para mat urgjencën, e dyta rëndësinë, dhe të dyja nuk shkojnë gjithmonë së bashku.

Një aktivitet i rëndësishëm dhe jo urgjent, si përgatitja e ofertës për një klient strategjik që do të vendosë pas një muaji, është ai që sakrifikohet më lehtë. Një aktivitet urgjent por pak i rëndësishëm, si plotësimi i një formulari të kërkuar për nesër, priret përkundrazi të zërë më shumë hapësirë se sa meriton. Njohja e ndryshimit lejon të mbrohet koha për të parin dhe të kryhet i dyti pa e lënë të zërë gjithë mëngjesin.

Nuk nevojitet një matricë e përpunuar. Mjafton të mësohesh t’i bësh vetes dy pyetjet sa herë një aktivitet i ri hyn në listë, dhe ta regjistrosh përgjigjen në një fushë të dukshme edhe për të tjerët.

Urgjente

• Ka një afat të afërt
• Bën zhurmë
• Mbyllet shpejt

E rëndësishme

• Çon përpara një objektiv
• Kërkon përqendrim
• Shtyhet lehtë

Varësitë e ndryshojnë radhën

Urgjenca dhe rëndësia nuk mjaftojnë kur puna përfshin persona të tjerë. Një aktivitet në dukje i vogël mund të bllokojë një repart të tërë: miratimi i një preventivi, të dhënat që i duhen një koleg për të mbyllur muajin, përgjigjja për një furnitor që pret konfirmim për të dërguar mallin. Në këto raste vlera e aktivitetit nuk qëndron te vetvetja, por te ajo që zhbllokon.

Prandaj, para se të rendisim ditën tonë, ia vlen të pyesim veten kush po pret diçka nga ne. Aktivitetet nga të cilat varen persona të tjerë meritojnë të ngjiten në krye të listës edhe kur kërkojnë pak minuta, sepse çdo orë vonese shumëzohet me numrin e personave që qëndrojnë të ndalur.

1. 01 Zhblloko ata që presin
2. 02 Mbro punën e rëndësishme
3. 03 Respekto afatet e afërta
4. 04 Grupo aktivitetet e shkurtra

Rinegociojmë në vend që të grumbullojmë

Edhe me kriteret më të mira, ndonjëherë puna është thjesht më e madhe se koha në dispozicion. Në atë rast zgjedhja e ndershme nuk është të premtosh gjithçka, por të rinegociosh. Zhvendosja e një afati disa ditë përpara, me shpjegimin e arsyes, është shumë ndryshe nga ta humbasësh në heshtje.

Rinegocimi kërkon megjithatë që prioritetet të jenë të dukshme. Nëse përgjegjësi i një ekipi sheh cilat aktivitete rëndojnë mbi secilin dhe me çfarë afatesh, mund të vendosë me dijeni se çfarë të shtyjë, çfarë të riaktësojë dhe çfarë ta lërë mënjanë. Nëse kurse prioritetet jetojnë vetëm në kokën e njerëzve, çdo konflikt bëhet një negociatë individuale.

Vlen edhe e kundërta: një aktivitet që askush nuk e konsideron më të nevojshëm duhet mbyllur në mënyrë të qartë, jo lënë të plaket në fund të listës. Listat tepër të gjata ia heqin qartësinë pikërisht prioriteteve që duhet t’i bëjnë të dukshme.

Një sugjerim, jo një urdhër

Vendosja e prioriteteve çdo mëngjes do të thotë të mbash bashkë shumë informacione: afate, varësi, rëndësinë e klientëve, ngarkesën e punës. Është një llogaritje që njerëzit e bëjnë mirë kur kanë kohë dhe keq kur janë nën presion, dhe është pikërisht puna përgatitore që një asistent mund ta kryejë.

Në Task AI propozon çdo ditë një radhë për aktivitetet e secilit, duke marrë parasysh afatet, varësitë me punën e kolegëve dhe rëndësinë e klientit të regjistruar në CRM. Pranë çdo sugjerimi shfaqet arsyeja, kështu është e lehtë të kuptohet pse një aktivitet është ngjitur në krye.

Vendimi mbetet i juaji: sugjerimi pranohet, ndryshohet ose injorohet. Qëllimi nuk është të delegohet gjykimi, por të arrihet në orën e parë të punës duke ditur tashmë nga të niset.

Çfarë merr parasysh sugjerimi

• Afatet
• Varësitë midis aktiviteteve
• Rëndësia e klientit
• Ngarkesa e atij që duhet ta kryejë