Si të ndërtoni një checklist onboarding-u që funksionon vërtet
Një checklist i mirë onboarding-u nuk është një listë formularësh për t’u nënshkruar: është një plan i përbashkët që përfshin HR, përgjegjësit dhe IT. Ja si ta projektoni, hap pas hapi.
Privatësi dhe siguri · 3 min lexim
Qasje sipas rolit te të dhënat HR: kush duhet të shohë çfarë
Të dhënat e personelit janë ndër më të ndjeshmet në kompani. Si t’i projektoni rolet dhe lejet që secili të shohë atë që i duhet, pa bllokuar punën e përditshme.
Pse tema nënvlerësohet
Në shumicën e kompanive qasjet te të dhënat e personelit lindin në mënyrë spontane. Një dosje e përbashkët i hapet një përgjegjësi për një nevojë të caktuar, pastaj një kolegu që e zëvendëson, pastaj dikujt nga administrata. Pas disa vitesh askush nuk e di më me saktësi kush mund të lexojë çfarë.
E megjithatë të dhënat e HR-së përfshijnë kontrata, paga, dokumente identiteti, vlerësime dhe mungesa. Janë informacione që njerëzit presin të mbeten konfidenciale dhe që normat mbi mbrojtjen e të dhënave kërkojnë të trajtohen me kujdes. Projektimi metodik i qasjeve është një formë respekti, përveç se një detyrim.
Parimi: minimumi i nevojshëm për të punuar
Kriteri udhëzues është i thjeshtë për t’u shprehur: çdo person duhet të shohë të dhënat e nevojshme për të kryer rolin e vet, dhe asgjë tjetër. Një përgjegjës departamenti ka nevojë të dijë kush mungon nesër dhe çfarë kompetencash ka ekipi i tij; nuk ka nevojë të shikojë fletët e pagës. Zyra e personelit menaxhon kontratat dhe dokumentet; drejtimi shikon përmbledhjet.
Zbatimi i këtij parimi do të thotë të mendohet sipas roleve dhe jo sipas personave. Në vend që t’i jepen qasje Marios ose Xhulias, përcaktohen profile si përgjegjës ekipi, administratë personeli, drejtim, punonjës, dhe personat caktohen te profilet. Kur dikush ndryshon detyrë, ndryshon profili dhe qasjet përditësohen në përputhje.
Vetë punonjësi është një rol me të gjitha të drejtat. Mundësia për të parë dokumentet, mungesat dhe të dhënat e veta personale, dhe për të sinjalizuar një korrigjim kur diçka nuk përputhet, zvogëlon kërkesat drejtuar zyrës së personelit dhe përmirëson cilësinë e përgjithshme të të dhënave.
Qasje sipas personit
- Dhënë rast pas rasti
- Të vështira për t’u rindërtuar
- Mbeten pas ndryshimit të detyrës
Qasje sipas rolit
- Pak profile të qarta
- Perimetri nga organigrama
- Përditësohen me detyrën
Perimetri ka po aq rëndësi sa roli
Një rol përcakton çfarë mund të bëhet, por duhet përcaktuar edhe mbi kë. Një përgjegjës shikon të dhënat e ekipit të vet, jo të gjithë kompanisë; një referent vendndodhjeje shikon personat e vendndodhjes së vet. Ky perimetër nxirret në mënyrë të natyrshme nga organigrama, nëse organigrama mbahet e përditësuar si e dhënë dhe jo si vizatim.
Kujdes me rastet e veçanta, që shpesh janë ato ku krijohen të çara: zëvendësime të përkohshme, përgjegjës ad interim, konsulentë të jashtëm. Përligjet të parashikohen qasje me datë përfundimi, që të mos mbeten aktive nga harresa.
Të gjurmohet dhe të rishikohet
Edhe projektimi më i mirë i roleve degradohet me kalimin e kohës nëse nuk kontrollohet. Çdo qasje te dosjet dhe çdo ndryshim duhet të regjistrohen, me datë dhe autor. Nuk bëhet fjalë për të survejuar kolegët, por për të mundur të rindërtohet çfarë ka ndodhur në rast dyshimi dhe për t’u dhënë garanci personave të dhënat e të cilëve trajtohen.
Një rishikim periodik i qasjeve, edhe gjashtëmujor, ndihmon të eliminohen lejet që nuk justifikohen më. Është një veprimtari që kërkon pak kohë nëse rolet janë pak dhe të qarta, dhe shumë nëse qasjet janë dhënë rast pas rasti.
Një vëmendje e fundit ka të bëjë me eksportimet. Edhe sistemi më i konfiguruar mirë humb efektivitetin nëse të dhënat shkarkohen në fletë llogaritjeje që pastaj qarkullojnë me email. Përligjet t’i kufizoni eksportimet te rolet që kanë vërtet nevojë dhe të preferoni, kur është e mundur, raporte që shihen drejtpërdrejt në mjet.
Rishikimi periodik i qasjeve
- Regjistri i qasjeve dhe ndryshimeve
- Leje që nuk justifikohen më
- Qasje të përkohshme të skaduara
- Role të autorizuara për eksportim
Nga të nisim
Hapi i parë është inventari: çfarë të dhënash personeli ekzistojnë, ku ndodhen dhe kush ka qasje sot. I dyti është të përcaktohet një numër i kufizuar rolesh, me lejet dhe perimetrat përkatës, dhe të ndahen me drejtimin. Vetëm pas kësaj ka kuptim të zgjidhet ose konfigurohet mjeti.
Në People qasjet përcaktohen sipas rolit dhe perimetrit organizativ, organigrama rrjedh nga të dhënat e dosjeve dhe çdo veprim mbetet i regjistruar. Puna më e rëndësishme, megjithatë, mbetet ajo e projektimit: të vendosësh së bashku kush duhet të shohë çfarë e bën çdo zgjedhje të mëpasshme më të thjeshtë dhe më të mbrojtshme.
- 01 Inventari i të dhënave
- 02 Përcaktimi i roleve
- 03 Perimetrat organizativë
- 04 Ndarja me drejtimin
- 05 Konfigurimi i mjetit
Vazhdoni leximin
