Të dhënat bankare të furnitorëve: si të parandaloni mashtrimet dhe gabimet e pagesës

Pika e dobët: ndryshimi i IBAN-it

Mes të dhënave të një furnitori, të dhënat bankare janë ato që ndryshojnë më rrallë dhe që shkaktojnë më shumë dëme kur janë të gabuara. Një transfertë e nisur drejt llogarisë së gabuar është e vështirë për t’u rikuperuar, dhe shpesh gabimi vihet re vetëm kur furnitori kërkon një pagesë që rezulton e kryer tashmë.

Rasti më i dinak nuk është gabimi i shtypjes, por kërkesa mashtruese. Një email që duket se vjen nga furnitori, ndoshta nga një adresë pothuajse identike me të vërtetën, komunikon një IBAN të ri me ton të sjellshëm dhe pak urgjencë. Nëse kartela e të dhënave përditësohet pa verifikime, pagesa e radhës përfundon në duar të gabuara.

Një kërkesë për ndryshim IBAN-i e ardhur me email mbetet e paverifikuar derisa të konfirmohet përmes një kanali tjetër.

Verifikoni te burimi

Rregulli më efikas është edhe më i thjeshti: çdo ndryshim i të dhënave bankare duhet të konfirmohet përmes një kanali tjetër nga ai prej të cilit ka ardhur kërkesa. Nëse komunikimi ka ardhur me email, furnitorit i telefonohet në një numër që ndodhet tashmë në kartelë, jo në atë të treguar në mesazh.

Kësaj verifikimi i leverdis t’i shoqërohet një provë dokumentare, si një letër e bankës ose një ekstrakt që tregon titullarin e llogarisë. Titullari duhet të përputhet me emrin e shoqërisë së furnitorit: nëse nuk përputhet, nevojitet një shpjegim me shkrim dhe një miratim i shprehur.

Janë kontrolle që kërkojnë pak minuta dhe që ia vlen t’i bëni të detyrueshme, pa përjashtime për furnitorët e hershëm ose për kërkesat urgjente.

1. 01 Kërkesa e marrë
2. 02 Telefonatë te një kontakt i njohur
3. 03 Dokumenti i bankës
4. 04 Kontrolli i titullarit
5. 05 Miratimi nga një përdorues i dytë

Ndani atë që ndryshon nga ai që miraton

Asnjë person nuk duhet të mund të ndryshojë vetëm të dhënat bankare të një furnitori dhe pastaj të autorizojë pagesën. Parimi i katër syve, ku një person fut ndryshimin dhe një tjetër e miraton, ul ndjeshëm si gabimet ashtu edhe rreziqet e abuzimit të brendshëm.

Në të njëjtën mënyrë, të dhënat bankare nuk duhet të jenë të dukshme për këdo që shfleton kartelën. Kush merret me logjistikën ka nevojë për kontaktet dhe selitë, jo për IBAN-in. Rolet dhe lejet e përcaktuara mirë kufizojnë ekspozimin e informacionit dhe e bëjnë më të qartë kush është përgjegjës për çfarë.

Në realitetet më të vogla mund të duket si teprim formalitetesh, sepse njerëzit janë pak dhe njihen të gjithë. Në ato raste mjafton që miratimi të jetë i dikujt tjetër nga ai që ka marrë kërkesën, qoftë edhe pronari: vlera e kontrollit qëndron te shikimi i dytë, jo te përmasat e organizatës.

Një përdorues i vetëm

• Ndryshon dhe miraton vetë
• Të dhëna bankare të dukshme për të gjithë
• Asnjë kontroll i kryqëzuar

Katër sy

• Ai që fut nuk miraton
• Akses vetëm për rolet e autorizuara
• Çdo ndryshim ka dy firma

Gjurmueshmëria dhe sinjalet e alarmit

Çdo ndryshim i të dhënave bankare duhet të lërë gjurmë: kush e ka kërkuar, kush e ka verifikuar, me cilin dokument, kush e ka miratuar dhe kur. Historiku nuk shërben vetëm në rast kontestimi, por edhe për të dalluar skema të dyshimta, si disa ndryshime të njëpasnjëshme për të njëjtin furnitor. Rishikimi i tij periodik, edhe me kampion, ndihmon të kuptohet nëse rregullat zbatohen vërtet.

Ia vlen t’i ndani me ekipin disa sinjale alarmi që përsëriten: një urgjencë e pazakontë, një llogari në një vend tjetër nga ai i selisë, një titullar që nuk përputhet, një adresë email paksa ndryshe nga zakonja, një kërkesë që vjen pak para një pagese të rëndësishme. Asnjë nga këto elemente nuk provon një mashtrim, por secili justifikon një kontroll shtesë.

Sinjale alarmi

• Urgjencë e pazakontë
• Llogari në një vend tjetër
• Titullar i ndryshëm
• Email i ngjashëm, por jo i njëjtë
• Kërkesë pranë një pagese

Kontrolle të integruara në proces

Rregullat funksionojnë vërtet vetëm kur janë pjesë e mjetit me të cilin punohet çdo ditë. Nëse verifikimi i lihet një procedure të shkruar në një dokument të veçantë, herët a vonë dikush do ta kapërcejë nga nxitimi. Mënyra më e mirë për ta shmangur është që sistemi të mos lejojë ruajtjen e një ndryshimi të paverifikuar.

Në CRM Innovaq të dhënat bankare kanë një kartelë të dedikuar brenda procedurës së regjistrimit, të dukshme vetëm për rolet e autorizuara. Kontrollet automatike verifikojnë formatin e IBAN-it dhe përputhjen me titullarin, AI sinjalizon mospërputhjet përpara ruajtjes dhe çdo ndryshim gjurmohet në dosje. Kur është vetë furnitori që komunikon të dhëna të reja përmes lidhjes së tij të plotësimit, ndryshimi hyn gjithsesi në fluksin e verifikimit dhe të miratimit.