Audit · 3 min lexim
Gjatë një kontrolli nuk mjafton të thuash se formimi është bërë: duhet ta provosh. Një udhëzues praktik për evidencat që duhen ruajtur dhe për gabimet që e bëjnë të vështirë gjetjen e tyre.
Audituesit, organet e certifikimit, autoritetet mbikëqyrëse dhe klientët e rëndësishëm kërkojnë gjithnjë e më shpesh të verifikojnë formimin e personelit. Pyetja nuk është nëse kompania ka organizuar kurse, por nëse personat e duhur kanë marrë formimin e duhur, në çastin e duhur, dhe nëse e kanë kuptuar.
Të përgjigjesh me një fletë nënshkrimesh dhe një prezantim nuk mjafton më. Nevojitet një tërësi evidencash koherente, të lehta për t’u nxjerrë dhe të lidhura mes tyre.
Evidenca e parë është përmbajtja. Duhet të mund të tregohet çfarë është mësuar, në versionin në fuqi në çastin e formimit. Nëse një kurs përditësohet, versioni i mëparshëm duhet ruajtur, bashkë me treguesin e kush e ka ndjekur.
E dyta është pjesëmarrja: kush e ka ndjekur kursin, kur dhe për sa kohë. E treta është rezultati i verifikimit, që dëshmon të kuptuarit dhe jo thjesht praninë. E katërta është lidhja me detyrimin: pse ai person duhej të ndiqte atë kurs, sipas detyrës së tij ose një politike specifike. Pa këtë lidhje, edhe një regjistër i plotë është i vështirë për t’u lexuar nga ai që e kontrollon.
Këtyre u shtohet shpesh një evidencë e pestë, më pak e dukshme: menaxhimi i rasteve të hapura. Kush nuk e ka plotësuar kursin brenda afatit, çfarë kujtesash ka marrë, çfarë veprimesh janë ndërmarrë. Një kontrollues e çmon më shumë një vonesë të menaxhuar në mënyrë transparente sesa një regjistër në dukje të përsosur.
Evidencat që kanë rëndësi
Gabimi i parë është shpërndarja. Certifikata të ruajtura në dosje personale, rezultate kuizesh të eksportuara në fletë të ndryshme, përmbajtje në një platformë dhe nënshkrime në një tjetër. Çdo pjesë ekziston, por bashkimi i tyre kërkon ditë.
I dyti është mungesa e versionit. Ruhet kursi aktual por jo ai i ndjekur një vit më parë, dhe bëhet e pamundur të dëshmohet që një person e njihte rregullin në fuqi në atë çast. I treti është ngatërrimi i pranisë me të kuptuarit: një seancë ku kanë marrë pjesë të gjithë por pa asnjë verifikim e lë të hapur pyetjen më të rëndësishme.
Një gabim i katërt ka të bëjë me kurset e jashtme. Certifikatat e lëshuara nga organet e formimit mbërrijnë në formate të ndryshme, ndonjëherë vetëm në letër, dhe përfundojnë në arkiva të veçanta. Nëse nuk regjistrohen me të njëjtin kujdes si kurset e brendshme, bëhen pika e dobët e gjithë sistemit.
Evidenca të shpërndara
Regjistër i vetëm
Mënyra më e thjeshtë për t’u përgatitur për një auditim është të imagjinohen pyetjet që do të bëhen. Kush, në repartin administrativ, e ka ndjekur formimin mbi versionin e fundit të politikës antipastrim? Cilat certifikata sigurie skadojnë në tre muajt e ardhshëm? Çfarë përmbajtjeje iu paraqit të punësuarve të rinj vitin e kaluar?
Nëse arkivi lejon t’u përgjigjesh këtyre pyetjeve me një kërkim, dhe jo me një hetim, është i organizuar mirë. Edhe ruajtja me kalimin e kohës duhet përcaktuar: evidencat e formimit përmbajnë të dhëna personale dhe duhen menaxhuar në respekt të GDPR-së, me kohë ruajtjeje në përputhje me detyrimet dhe qasje të kufizuar te ata që kanë nevojë.
Një arkiv është i organizuar mirë nëse i përgjigjet një kontrolli me një kërkim, jo me një hetim.
Zgjidhja më e qëndrueshme është të bëhet në mënyrë që evidencat të mos kërkojnë punë shtesë. Në Learning çdo kurs ruan versionet e veta, çdo përfundim regjistron datën, kohëzgjatjen dhe rezultatin e kuizit, dhe çdo caktim është i lidhur me detyrën ose politikën që e ka gjeneruar.
Kur kurset lindin nga politikat e menaxhuara në Regulate, lidhja mes detyrimit, përmbajtjes dhe pjesëmarrjes është tashmë e pranishme. Në çastin e kontrollit eksportohet lista e kërkuar, sipas repartit, kursit ose personit, dhe evidencat bashkohen me kontrollet e tjera të përputhshmërisë.
Vazhdoni leximin
Çdo kompani ka shkruar tashmë pjesën më të madhe të formimit të vet, por e mban të mbyllur në manuale dhe procedura. Ja një metodë praktike për t’i shndërruar ato dokumente në rrugë që njerëzit i ndjekin vërtet.
Formimi i pajtueshmërisë përjetohet shpesh si një detyrim për t’u kryer shpejt. Mësime të shkurtra, të ndërtuara mbi raste konkrete dhe të shpërndara në kohë, e ndryshojnë përvojën dhe rezultatin.
Innovaq është një realitet në fazën e lançimit.