Onboarding self-service i furnitorëve: si ta projektoni mirë

Pse ta plotësojë furnitori

Ai që i njeh më mirë të dhënat e një furnitori është vetë furnitori. E megjithatë në shumë kompani është zyra e blerjeve ajo që transkripton ekstrakte regjistri, IBAN-e dhe kontakte nga dokumente të marra me email, me gjithë rrezikun e gabimit që kjo sjell.

Onboarding-u self-service e kthen perspektivën përmbys: kompania dërgon një ftesë, furnitori plotëson informacionet e veta dhe ngarkon dokumentet, zyra e blerjeve verifikon dhe miraton. Puna zhvendoset nga shkrimi te kontrolli, që është aktiviteti ku njerëzit sjellin vërtet vlerë.

Ka edhe një avantazh më pak të dukshëm: furnitori bëhet përgjegjës për saktësinë e të dhënave të veta. Nëse një IBAN është i gabuar, gabimi nuk vjen nga një transkriptim i brendshëm, dhe gjurmueshmëria e kush ka futur çfarë është e plotë. Në marrëdhëniet me furnitorët më të strukturuar, pastaj, një proces dixhital dhe i qartë përcjell një imazh serioziteti që ka rëndësi.

Transkriptim i brendshëm

• Të dhëna të marra nga emailet
• Gabime shkrimi
• Asnjë gjurmë se kush ka futur çfarë

Self-service

• Furnitori plotëson
• Kontrolle automatike
• Historik i plotë i ndryshimeve

Hartimi i ftesës

Ftesa është kontakti i parë i furnitorit me procesin, dhe cilësia e saj ndikon në gjithçka tjetër. Duhet të shpjegojë qartë kush e dërgon, pse, çfarë do të kërkohet dhe sa kohë do të nevojitet. Një mesazh i përgjithshëm injorohet ose ngatërrohet me një tentativë phishing.

Linku i plotësimit duhet të jetë i sigurt dhe personal, me kohëzgjatje të kufizuar dhe me akses vetëm në fletët e destinuara për atë furnitor. Kur furnitorët për t’u ftuar janë shumë, për shembull gjatë një fushate azhornimi të regjistrit, është e dobishme të mund të dërgohen ftesat në grup duke ruajtur prapëseprapë gjurmimin individual.

Një ftesë e mirë

• Kush e dërgon dhe pse
• Çfarë do të kërkohet
• Koha e vlerësuar
• Link personal dhe me afat

Të kërkosh çfarë duhet, në kohën e duhur

Pyetësori ideal është sa më i shkurtër të jetë e mundur. Është mirë të dallohen të dhënat gjithmonë të nevojshme, si identiteti ligjor, selia, kontaktet dhe të dhënat bankare, nga të dhënat e lidhura me rrezikun, si privatësia, siguria kibernetike ose nënfurnitorët. Këto të fundit duhen kërkuar vetëm nga ata që ofrojnë shërbime për të cilat ato janë me rëndësi.

Fletët duhen organizuar sipas temës, me udhëzime të shkurtra pranë fushave më pak të qarta. Nëse një dokument është i detyrueshëm, është mirë të thuhet cila version pranohet dhe pse nevojitet. Hollësi të vogla si këto ulin ndjeshëm numrin e dosjeve të kthyera të paplota.

Një aspekt tjetër që shpesh nënvlerësohet është mundësia e ruajtjes dhe e rifillimit. Një furnitor mund të mos e ketë menjëherë në dorë certifikimin e kërkuar ose të dhënat e këshilltarit të vet fiskal. Nëse plotësimi duhet përfunduar në një seancë të vetme, rreziku është që të braktiset ose të plotësohet me të dhëna të përafërta.

Kontrollet dhe menaxhimi i përjashtimeve

Ta lësh furnitorin të plotësojë nuk do të thotë t’i besosh verbërisht asaj që shkruan. Kontrollet automatike janë thelbësore: koherenca mes emrit të shoqërisë dhe numrit të TVSH-së, formati i IBAN-it, përputhja mes mbajtësit të llogarisë dhe furnitorit, vlefshmëria e datave në dokumentet e ngarkuara.

Gjithçka që kalon kontrollet mund të miratohet shpejt, ndërsa mospërputhjet bëhen çështje të hapura të caktuara një përgjegjësi. Në këtë mënyrë zyra e blerjeve merret vetëm me përjashtimet, dhe koha e aktivizimit të furnitorëve bëhet e parashikueshme.

Është mirë të parashikohet edhe një kanal i thjeshtë për pyetjet e furnitorit. Shumë bllokime lindin nga dyshime banale që, pa një pikë kontakti, kthehen në ditë pritjeje.

1. 01 Emri i kompanisë dhe numri i TVSH-së
2. 02 Formati i IBAN-it
3. 03 Titullari i llogarisë
4. 04 Datat e dokumenteve
5. 05 Miratimi ose çështja e hapur

Të bashkojmë gjithçka

Një onboarding self-service i projektuar mirë përmirëson cilësinë e të dhënave, ul ngarkesën mbi zyrën e blerjeve dhe i ofron furnitorit një përvojë më profesionale. Është edhe baza për një menaxhim të vazhdueshëm: të njëjtat lidhje mund të përdoren për të kërkuar përditësime kur një dokument skadon.

Në CRM-in e Innovaq, funksioni Ftoni furnitorin me email gjeneron lidhje të sigurta, individualisht ose në grup, që i shfaqin furnitorit vetëm skedat e parashikuara nga dosja e regjistrimit. Të dhënat e futura kalojnë nëpër kontrollet automatike dhe përfundojnë në dosjen e vetme, gati për verifikim.