Burime · 3 min lexim
Caktimi i njerëzve te projektet duket i thjeshtë për sa kohë projektet janë pak. Si të ndërtoni një planifikim kapaciteti që mbron njerëzit dhe dorëzimet.
Në shumë kompani shërbimesh çdo drejtues projekti planifikon ekipin e vet në mënyrë të pavarur, në një fletë llogaritjeje ose në një kalendar. Sistemi funksionon për sa kohë njerëzit punojnë në një projekt të vetëm në të njëjtën kohë. Sapo dikush ndahet mes disa nismave, fillojnë mbivendosjet: dy drejtues projekti mbështeten te i njëjti person për të njëjtën javë, secili i bindur se e ka për vete.
Rezultati duket në dy fronte. Njerëzit mbeten me ngarkesa të papërballueshme, punojnë në mbrëmje dhe humbin motivimin. Projektet ngadalësohen, sepse burimi i kontestuar nuk mund të jetë në dy vende njëkohësisht, dhe afatet humbasin pa e pasur gabuar vërtet askush.
Gjëja e parë që duhet bërë është të bëhet e dukshme ngarkesa e përgjithshme e çdo personi, duke mbledhur të gjitha caktimet në të gjitha projektet. Një grilë me njerëzit në rreshta dhe ditët ose javët në kolona është mjeti më i thjeshtë dhe më efektiv, me kusht që të jetë burimi i vetëm i së vërtetës dhe që ta përdorin të gjithë drejtuesit e projekteve.
Në këtë grilë duhen pragje të qarta. Një referencë praktike është të shënohen me të kuqe ditët mbi tetë orë dhe javët mbi dyzet. Kjo nuk do të thotë se mbingarkesa ndalohet krejtësisht, por që duhet të jetë një zgjedhje e vetëdijshme dhe jo një surprizë.
Njësoj e rëndësishme është që grila të jetë e përbashkët. Nëse çdo drejtues projekti sheh vetëm caktimet e veta, mbingarkesa mbetet e padukshme pikërisht për ata që mund ta zgjidhin. Pamja e përgjithshme duhet të jetë e aksesueshme për të gjithë ata që planifikojnë, së bashku me drejtimin.
Askush nuk punon tetë orë në ditë në projekte. Mbledhjet e brendshme, formimi, mbështetja e kolegëve, aktivitetet tregtare dhe administrative zënë një pjesë të kohës që duhet marrë parasysh. Të planifikosh çdo person në maksimumin teorik do të thotë të jesh në vonesë që nga dita e parë.
Është e dobishme edhe të bëhet dallimi mes caktimeve të konfirmuara dhe caktimeve hipotetike, të lidhura me mundësi ende të pafirmosura. Të dytat ndihmojnë të parashikohet nevoja e ardhshme, por nuk duhet t’i bllokojnë njerëzit në projekte që mund të mos nisin kurrë.
Mungesat e planifikuara, si pushimet dhe formimi, duhen futur në të njëjtën pamje. Një javë pushimi e harruar ka të njëjtën vlerë me një mbingarkesë të pasinjalizuar.
Planifikimi është një parashikim; orët e regjistruara thonë çfarë ka ndodhur vërtet. Krahasimi i të dyjave rregullisht ndihmon të përmirësohen vlerësimet e ardhshme dhe të identifikohen projektet që thithin më shumë kohë nga sa parashikohej.
Norma e shfrytëzimit, pra pjesa e orëve të dedikuara punës së faturueshme mbi totalin e disponueshëm, është një tregues i dobishëm nëse lexohet me ekuilibër. Një shfrytëzim shumë i ulët sinjalizon kapacitet të pashfrytëzuar, një shfrytëzim vazhdimisht shumë i lartë sinjalizon një ekip pa hapësirë për të paparashikuarat, formimin ose përmirësimin. Asnjëri nga dy skajet nuk është i shëndetshëm për shumë kohë.
Diferencat e përsëritura mes të planifikuarit dhe të realizuarit janë edhe një burim shkëlqyer mësimi për ata që përgatitin ofertat: nëse disa aktivitete kërkojnë sistematikisht më shumë kohë nga sa parashikohej, vlerësimet tregtare duhen korrigjuar në përputhje me to.
Planifikimi i kapacitetit funksionon nëse bëhet zakon javor dhe jo ushtrim i jashtëzakonshëm. Mjafton një rishikim i shkurtër në të cilin drejtuesit e projekteve shohin së bashku grilën e javëve në vijim, zgjidhin konfliktet dhe i sinjalizojnë drejtimit nevojat e ardhshme.
Në Sales planifikimi i burimeve tregon ngarkesën e çdo personi në të gjitha projektet, me qelizat që bëhen të kuqe mbi tetë orë në ditë ose dyzet në javë, ndërsa timecard-et e miratuara ushqejnë raportet mbi shfrytëzimin dhe orët për person. Mjeti ndihmon të shihet, por vendimi mbetet njerëzor: mbrojtja e njerëzve nga mbingarkesa është përgjegjësi e atij që planifikon, dhe një pamje e mirë e përgjithshme e bën shumë më të lehtë ushtrimin e saj.
Rishikim javor
Vazhdoni leximin
Momenti kur një kontratë e nënshkruar bëhet projekt është nga më të ndjeshmit për ata që shesin shërbime. Si ta strukturoni kalimin nga shitja te delivery që asgjë të mos humbasë.
Të dish sa buxhet ka konsumuar një projekt është e dobishme vetëm nëse e krahasoni me punën e kryer realisht. Një udhëzues praktik për të monitoruar budget burn dhe për të ndërhyrë në kohë.
Innovaq është një realitet në fazën e lançimit.