Rreziku i furnitorëve: një vlerësim proporcional

Jo të gjithë furnitorët janë njësoj

Të trajtosh të gjithë furnitorët njësoj duket zgjedhja më e drejtë, por është ajo më pak efektive. Nëse për të gjithë zbatohen kontrollet e menduara për furnitorët më kritikë, procesi bëhet i ngadaltë dhe i kushtueshëm; nëse për të gjithë zbatohen kontrollet minimale, rreziqet e vërteta kalojnë pa u vënë re.

Vlerësimi proporcional niset nga një ide e thjeshtë: angazhimi që kërkohet nga një furnitor duhet të varet nga sa mund të ndikojë ai furnitor te kompania. Ai që dorëzon material konsumi dhe ai që menaxhon të dhënat e klientëve nuk meritojnë të njëjtin pyetësor, as të njëjtën frekuencë rishikimi.

Proporcionaliteti nuk do të thotë të ulësh kujdesin. Do të thotë të vendosësh paraprakisht ku të investosh kohën e atyre që kontrollojnë dhe ta deklarosh qartë, në mënyrë që zgjedhja të jetë koherente nga një furnitor te tjetri dhe e mbrojtshme kur dikush pyet pse një kontroll është bërë ose nuk është bërë.

Kriteret që kanë rëndësi

Për të caktuar një nivel rreziku nevojiten pak kritere, të qarta dhe të verifikueshme. Më të dobishmet lidhen me aksesin te të dhënat personale ose konfidenciale, aksesin te sistemet informative, ndikimin e një ndërprerjeje të shërbimit në veprimtarinë operative, lehtësinë me të cilën furnitori mund të zëvendësohet dhe përdorimin e mundshëm të nënfurnitorëve.

Është mirë që çdo kriter të ketë përgjigje të mbyllura, si po, jo ose një shkallë me tre nivele, dhe që pikët përfundimtare të llogariten në mënyrë transparente. Një vlerësim që askush nuk di ta shpjegojë nuk qëndron përpara një auditimi dhe nuk bind as ata që duhet ta zbatojnë.

Niveli i rrezikut duhet caktuar në fillim të regjistrimit, sepse pikërisht prej tij varet se çfarë informacioni do të kërkohet më pas.

Kriteret e vlerësimit

• Akses te të dhënat personale
• Akses te sistemet
• Ndikimi i një ndërprerjeje
• Zëvendësueshmëria
• Përdorimi i nënfurnitorëve

Nga niveli i rrezikut te informacionet që duhen kërkuar

Pasi të jetë caktuar niveli, dosja e regjistrimit duhet t’i përshtatet atij. Për një furnitor me rrezik të ulët mjaftojnë identiteti ligjor, kontaktet, të dhënat bankare dhe ato tatimore. Për një me rrezik të mesëm shtohen dokumentacioni i privatësisë dhe informacionet mbi shërbimet e ofruara.

Furnitorëve me rrezik të lartë u kërkohet më shumë: masa sigurie, certifikime, plane vazhdimësie, lista e nënfurnitorëve dhe, ku nevojitet, një marrëveshje për përpunimin e të dhënave. Në këtë mënyrë përpjekja përqendrohet aty ku sjell përfitim real, dhe furnitorët më të vegjël nuk dekurajohen nga kërkesa disproporcionale.

Rrezik i ulët

• Identiteti ligjor
• Kontaktet
• Të dhëna bankare dhe tatimore

Rrezik i lartë

• Masa sigurie
• Certifikime
• Nënfurnitorë
• Marrëveshje për përpunimin e të dhënave

Të shohim përtej nivelit të parë

Shumë rreziqe nuk vijnë nga furnitori i drejtpërdrejtë, por nga ata që punojnë për të. Një shërbim asistence informatike mund t’i mbështetet një kompanie tjetër për mbështetjen e natës, një furnitor softueri mund t’i strehojë të dhënat te një ofrues i jashtëm. Nëse ky zinxhir nuk njihet, edhe vlerësimi më i kujdesshëm mbetet i paplotë.

Prandaj është e dobishme t’u kërkohet furnitorëve më kritikë të tregojnë nënfurnitorët e tyre përkatës, me shërbimin që kryejnë dhe vendin ku operojnë, dhe të komunikojnë çdo ndryshim. Nuk bëhet fjalë për të kontrolluar gjithë zinxhirin, por për të ditur kush vjen në kontakt me të dhënat dhe proceset e kompanisë.

Edhe këtu vlen proporcionaliteti: furnitorëve me rrezik të ulët nuk ka nevojë t’u kërkohet asgjë, ndërsa atyre kritikë ia vlen t’u kërkohet lista gjatë regjistrimit dhe një konfirmim në çdo rishikim periodik, duke verifikuar që nënfurnitorët e deklaruar plotësojnë kërkesa koherente me ato të kërkuara nga furnitori kryesor.

Një vlerësim që mbetet i gjallë

Rreziku ndryshon me kalimin e kohës. Një furnitor margjinal mund të bëhet qendror, një shërbim mund të shtrihet te të dhëna të reja, një certifikim mund të skadojë. Një vlerësim i bërë një herë dhe i parishikuar kurrë e humbet shpejt kuptimin. Është mirë të caktohet një frekuencë rishikimi e lidhur me nivelin, më e shpeshtë për furnitorët kritikë, dhe të parashikohet një rivlerësim sa herë që ndryshon perimetri i shërbimit.

Në CRM-in e Innovaq, dosja e regjistrimit i bashkon në të njëjtën dosje skedat Rrezik, Privatësi, Siguri dhe Nënfurnitorë, kështu vlerësimi mbetet i lidhur me të dhënat dhe dokumentet që e justifikojnë, ndërsa afatet e rishikimit bëhen kujtesa të caktuara një përgjegjësi.

Angazhimi që kërkohet nga një furnitor duhet të varet nga sa mund të ndikojë ai furnitor te kompania.