Afatet e dokumenteve dhe kontratave: një metodë për të mos i ndjekur me vrap

Pse afatet na shpëtojnë

Pothuajse asnjë kompani nuk i injoron afatet me qëllim. Problemi është se ato janë të shpërndara: një datë është shkruar te dokumenti, një tjetër te kontrata, një tjetër në kujtesën personale të atij që ka ndjekur furnitorin. Kur ai person ndryshon rol, afati mbetet pa pronar.

Efekti duket gjithmonë vonë: një furnitor që punon në kantier me një DURC të skaduar, një policë sigurimi e parinovuar, një kontratë që rinovohet në heshtje për tre vjet të tjera sepse askush nuk dërgoi njoftimin e prishjes në kohë. Janë situata që mund të shmangen, por vetëm nëse afatet pushojnë së varuri nga kujtesa e individëve.

Ka edhe një efekt më pak të dukshëm. Kur afatet menaxhohen në çastin e fundit, rinovimi kthehet në urgjencë, dhe urgjencat çojnë në zgjedhje më të këqija: pranohet dokumenti që mbërrin, kontrata rinovohet me kushtet ekzistuese, hiqet dorë nga rinegocimi sepse mungon koha.

Të hartëzojmë çfarë skadon

Hapi i parë është të listohen llojet e dokumenteve që kanë afat skadimi dhe që kanë vërtet rëndësi për kompaninë. Në marrëdhënien me furnitorët më të zakonshmet janë DURC, certifikimet e cilësisë dhe të sigurisë, policat e sigurimit, ekstraktet e regjistrit të kompanive dhe emërimet për privatësinë. Në anën kontraktore kanë rëndësi data e skadimit, afati i njoftimit të prishjes dhe rishikimet periodike të mundshme të çmimeve.

Për çdo lloj duhet përcaktuar nëse afati tregohet te dokumenti apo duhet llogaritur, për shembull gjashtë muaj nga data e lëshimit. Është një punë që bëhet vetëm një herë dhe që e bën të mundur gjithçka tjetër.

Ia vlen të vendoset edhe se cilët dokumente janë bllokues, pra pa të cilët furnitori nuk mund të punojë, dhe cilët thjesht duhen përditësuar. Dallimi udhëheq përparësitë kur afatet grumbullohen në të njëjtën periudhë.

Dokumente me afat skadimi

• DURC
• Certifikime
• Polica sigurimi
• Ekstrakte të regjistrit të kompanive
• Emërime për privatësinë
• Afate njoftimi të prishjes

Njoftime të përshtatura me kohën e rinovimit

Një gabim i shpeshtë është të përdoret i njëjti njoftim paraprak për gjithçka. Tridhjetë ditë mund të mjaftojnë për të kërkuar një DURC të përditësuar, por janë pak për të rinovuar një certifikim që kërkon një auditim, dhe krejtësisht të pamjaftueshme për një kontratë me afat prishjeje tre mujor.

Njoftimi i duhur llogaritet në kahun e kundërt: sa kohë duhet për të marrë dokumentin e ri ose për të vendosur nëse do rinovohet, plus një margjinë për të paparashikuarat. Për kontratat ia vlen ta lidhësh njoftimin me afatin e prishjes, jo me skadimin, sepse pikërisht në atë datë humbet mundësia e zgjedhjes.

Një njoftim i dytë, më afër datës, shërben si rrjet sigurie për rastet që kanë mbetur të hapura.

Çdo njoftim ka një përgjegjës

Një kujtesë e dërguar në një kuti postare të përbashkët është një kujtesë që nuk e lexon askush. Çdo afat duhet të ketë një person të caktuar, zakonisht personin e brendshëm të kontaktit për furnitorin ose kontratën, dhe një veprim të qartë për t’u kryer: të kërkojë dokumentin, të nisë rishikimin, të përgatisë njoftimin e shkëputjes.

Për dokumentet e furnitorit, rruga më e shpejtë është t’i kërkohet drejtpërdrejt atij përditësimi, me një lidhje që i lejon të ngarkojë versionin e ri pa kaluar nga email-i. Nëse dokumenti nuk mbërrin brenda afatit, duhet të jetë e qartë se çfarë ndodh: një sinjalizim te përgjegjësi i blerjeve, një bllokim i porosive të reja ose thjesht një shënim në dosje.

1. 01 Njoftim te përgjegjësi
2. 02 Kërkesë te furnitori
3. 03 Ngarkimi i skedarit të ri
4. 04 Verifikim
5. 05 Afati i ri i regjistruar

Matni dhe përmirësoni

Mjaftojnë dy tregues për të kuptuar nëse metoda funksionon: sa dokumente rezultojnë të skaduara në fund të muajit dhe sa kontrata arrijnë datën e shkëputjes pa u marrë një vendim. Nëse numrat bien, procesi qëndron; nëse mbeten të lartë, zakonisht problemi është një njoftim paraprak shumë i shkurtër ose një përgjegjës i papërcaktuar.

Në CRM Innovaq çdo dokument klasifikohet me llojin dhe datën e skadimit që gjatë ngarkimit, falë funksionit Verifiko dhe klasifiko, dhe çdo kontratë ndjek një workflow që arrin deri te rinovimi. Kështu afatet bëhen pjesë e dosjes, të dukshme për ata që duhet të veprojnë dhe jo më të lëna në kujtesën e dikujt.